Microsoft Office ti consente di stampare le buste singolarmente o come stampa unione di massa. Ciò è incredibilmente prezioso per le aziende che necessitano di aggiungere branding e altri elementi personalizzati a una mailing list estesa.
Ecco come stampare su una busta in Microsoft Excel. Ricorda che hai bisogno sia di Microsoft Word che di Excel per farlo funzionare. Questo metodo dovrebbe funzionare indipendentemente dal fatto che tu stia utilizzando la suite Microsoft su un PC Windows o su un Mac.
Passaggio 1: crea la tua mailing list
Il primo passo è creare l'elenco dei destinatari a cui invierai la posta. Puoi saltare questo passaggio se devi stampare solo una o due buste. Tuttavia, questo passaggio è essenziale per coloro che lavorano con mailing list di grandi dimensioni.
Per creare la tua mailing list:
Apri Microsoft Excel.
Crea un nuovo foglio di calcolo con le seguenti colonne: Nome, Cognome, Indirizzo, Stato, Paese, Codice postale. Importa i tuoi contatti nel foglio di calcolo, aggiungendo queste informazioni nelle colonne corrispondenti. Questo documento diventerà la tua mailing list principale.
Verificare i tuoi indirizzi in questo passaggio è importante per evitare di sprecare tempo e denaro stampando dati vecchi o errati.
Passaggio 2: progetta la tua busta
Successivamente, devi preparare il modello di busta in Microsoft Word. Questo è il documento che imposterai per compilare con gli indirizzi dei destinatari durante la stampa automatica.
Per farlo:
Apri un documento vuoto in Microsoft Word.
Seleziona la scheda Indirizzi postali.
Fai clic su Buste.
Ora specifica il formato carta delle tue buste. Per fare ciò, seleziona l'icona Anteprima.
Nella scheda Opzioni busta, seleziona il menu a discesa sotto Dimensione busta.
Scegli la dimensione che devono avere le tue buste. Word contiene le dimensioni di busta più comuni, ma puoi designarne una tua facendo clic su Dimensione personalizzata.
Successivamente, seleziona Carattere…accanto alla casella Indirizzo di consegnao Indirizzo di restituzioneper impostare il carattere desiderato per entrambe le opzioni..
Seleziona OK.
L'ultimo passaggio consiste nell'aggiungere branding ed elementi personalizzati, se lo desideri. Per fare ciò, fai clic su Aggiungi al documento. Questo aprirà la busta come un normale documento Word, quindi modificalo come faresti normalmente.
Nota:puoi utilizzare un indirizzo di esempio nella casella di testo dell'indirizzo di consegna per vedere come apparirà la busta una volta stampata. Per visualizzare l'anteprima della busta, fai clic su Anteprima risultatinella barra multifunzione.
Passaggio 3: imposta l'alimentazione della stampante
Il passaggio successivo è indicare a Microsoft Word come funziona l'alimentazione della stampante. Ciò garantisce che le tue buste verranno stampate correttamente, con tutti gli elementi nella corretta organizzazione.
Per impostare l'avanzamento della stampante:
Fai clic su Posta>Buste.
Seleziona Opzioni.
Fai clic sulla scheda Opzioni di stampa.
Nella finestra Metodo di alimentazione, seleziona l'orientamento per il modo in cui la busta verrà alimentata nella stampante. Ti consigliamo di selezionare un metodo in cui la busta confina con il bordo del vassoio di alimentazione, in quanto semplificherà il posizionamento della busta nella stampante. Tieni presente che gli indirizzi di consegna e di restituzione saranno disallineati se la busta non è posizionata correttamente.
Seleziona A faccia in suo A faccia in giùper definire in che direzione caricare la busta.
Fai clic su Rotazione in senso orarioper ruotare il design della busta secondo le tue preferenze.
Se la tua stampante ha più di un vassoio di alimentazione, fai clic sul menu a discesa sotto Alimentazione daper scegliere il vassoio corretto.
Passaggio 4: avvia la stampa unione e collega la tua mailing list
È ora di iniziare la stampa unione. Ciò consentirà a Microsoft Word di aggiungere automaticamente i nomi e gli indirizzi dall'origine dati dell'elenco indirizzi.
Per farlo:
In Word, fai clic su Invii>Avvia stampa unione>Buste..
Fai clic sulla scheda Opzioni busta. Ricontrolla le tue impostazioni nella finestra di dialogo Opzioni bustae aggiungi il tuo indirizzo di restituzione. Una volta impostato, fai clic su OK.
Fai clic su File>Salvaper salvare il modello di busta.
Fai clic su Invii>Seleziona destinatari>Utilizza unElenco esistente. Se stai stampando solo su una singola busta, seleziona Digita un nuovo elenco. Allo stesso modo, se i tuoi contatti sono già salvati in Microsoft Outlook come lista di distribuzione, puoi selezionare Scegli daContatti di Outlook.
Seleziona il tuo foglio di calcolo Microsoft Excele conferma la scelta.
Se è necessario modificare degli indirizzi, è possibile selezionare Modifica elenco destinatariper modificarli.
Fai clic su Blocco indirizzinella barra multifunzione. Questa finestra ti mostrerà come apparirà il tuo blocco di indirizzi con i tuoi dati inseriti. Il lato sinistro contiene un elenco di opzioni su come verranno stampati il nome e l'indirizzo.
Scegli un'opzione, quindi seleziona OK.
Passaggio 5: stampa le buste
Se tutto sembra corretto, è ora di completare la stampa unione e stampare gli indirizzi sulle buste. Per farlo:
Seleziona Finisci e unisci,quindi Stampa documenti…
Infine, assicurati che "Tutto" sia selezionato e seleziona OK.
Assicurati che le impostazioni della stampante siano corrette e che le buste siano allineate correttamente, quindi seleziona di nuovo OK. La stampante ora dovrebbe iniziare a stampare le buste.
Nota:Word ti consente anche di creare e stampare etichette se preferisci utilizzare etichette postali invece di stampare direttamente sulle buste. Puoi aggiungere dettagli nella finestra di dialogo delle etichette degli indirizzi facendo clic su Posta>Etichette. Puoi anche utilizzare la stampa unione creare diverse etichette..
Non dimenticare i francobolli
Purtroppo non è possibile stampare buste utilizzando solo Excel. Tuttavia, con la combinazione di MS Word e Eccellere, il processo di stampa delle buste è incredibilmente semplice. Con questo tutorial, dovresti avere il prossimo lotto di posta pronto per essere inviato in pochissimo tempo. Non dimenticare di pagare le spese di spedizione!
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