Se hai email che non ti servono più, ma che non vuoi necessariamente eliminare, puoi archiviarle. In Microsoft Outlook, hai alcuni modi per archiviare manualmente o automaticamente le email per toglierle di mezzo.
Ti mostreremo come archiviare le email in Outlook sul tuo desktop, sul Web e sul tuo dispositivo mobile. Non importa dove utilizzi Outlook di più, puoi fare spazio ai nuovi messaggi.
Informazioni sull'archiviazione delle email in Outlook
Per Microsoft 365, gli account Exchange e Outlook sul Web, è disponibile una cartella Archivio predefinita. Con gli account del server Exchange, potrebbero essere applicati criteri di conservazione. Per gli account POP e IMAP, puoi creare una cartella Archivio.
Utilizzando una cartella Archivio, puoi recuperare tutte le email che sposti lì in seguito, se necessario.
Quando sposti gli elementi nella cartella Archivio utilizzando il pulsante come descritto di seguito, ciò non riduci le dimensioni della tua casella di posta. Se sei preoccupato per lo spazio, puoi creare un file di dati di Outlook (.pst) separato quando utilizzi Windows, come spiegheremo di seguito.
Archivia le email di Outlook su Windows
Puoi archiviare manualmente le email in Outlook su Windows o utilizzare una delle funzionalità di archiviazione automatica disponibili. Queste funzionalità di archiviazione automatica possono variare a seconda della versione di Outlook.
Archivia manualmente le email su Windows
Puoi archiviare manualmente una o più email in diversi modi su Windows.
Inizia selezionando le email in uno di questi modi:
Per una singola email, selezionala semplicemente.
Per un gruppo di email adiacenti, scegli la prima, tieni premuto Maiusce scegli l'ultima dell'intervallo.
Per un gruppo di email non adiacenti, scegline una, tieni premuto Ctrle scegli ciascuna email aggiuntiva.
Una volta selezionate le email che desideri archiviare, esegui una delle seguenti operazioni:
Trascina le email nella cartella Archivio.
Scegli Archivianella barra multifunzione nella scheda Homeo Messaggio.
Fai clic con il pulsante destro del mouse e seleziona Archivia.
Utilizza il tasto Backspace.
Archivia automaticamente le email su Windows
Su Windows, puoi archiviare automaticamente i messaggi di posta elettronica più vecchi eseguendo una pulizia della casella di posta o configurando l'archiviazione automatica in modo che venga eseguita di tanto in tanto..
Esegui una pulizia della posta in arrivo
Puoi spostare le e-mail in un file di dati di Outlook per risparmiare spazio e ripulire la tua casella di posta in un colpo solo.
Seleziona File>Informazioni. Quindi, apri il menu Strumentie scegli Ripulisci vecchi elementi.
Scegli la casella di posta, la cartella e le sottocartelle dell'account e-mail su cui desideri eseguire la manutenzione e scegli una data nella casella a discesa sottostante. Facoltativamente, seleziona la casella per includere le email "Non archiviare automaticamente".
È possibile visualizzare il percorso del file per la posizione del file di archivio in modo da potervi accedere facilmente in seguito, se necessario. Dai un'occhiata a questi modi per accedere al file PST se ti trovi nei guai.
Scegli OKper eseguire la pulizia.
Configura l'archiviazione automatica
Per archiviare automaticamente gli elementi in base a una pianificazione, puoi impostare l'opzione di archiviazione automatica.
Seleziona File>Opzioni. Scegli Avanzatea sinistra e Impostazioni archiviazione automaticaa destra.
Seleziona la casella in alto per indicare la frequenza con cui desideri eseguire l'archiviazione automatica e inserisci i tempi nella casella. Facoltativamente, puoi selezionare la casella di controllo per ricevere una richiesta prima dell'esecuzione.
Nella sezione Durante l'archiviazione automatica, seleziona la casella Archivia o elimina vecchi elementie quindi scegli l'età delle email.
Puoi quindi scegliere di spostare gli elementi nel file di dati di Outlook o di eliminarli definitivamente.
Facoltativamente, seleziona il pulsante per applicare le impostazioni a tutte le cartelle e quindi OKper completare la configurazione. Scegli OKnella finestra Opzioni di Outlook per salvare la modifica.
Archivia le email di Outlook su Mac
Puoi archiviare manualmente e automaticamente le email in Outlook su Mac, anche se in modo leggermente diverso rispetto a Windows.
Archivia manualmente le email su Mac
Puoi archiviare manualmente una o più email in diversi modi sul tuo Mac.
Inizia selezionando le email in uno di questi modi:
Per una singola email, selezionala semplicemente..
Per un gruppo di email adiacenti, scegli la prima, tieni premuto Maiusce scegli l'ultima dell'intervallo.
Per un gruppo di email non adiacenti, scegline una, tieni premuto Comandoe scegli ciascuna email aggiuntiva.
Una volta selezionate le email che desideri archiviare, esegui una delle seguenti operazioni:
Seleziona Messaggio>Archivianella barra dei menu.
Scegli Archivianella barra multifunzione nella scheda Home.
Fai clic con il pulsante destro del mouse e seleziona Archivia.
Seleziona il pulsante (casella) Archiviaa destra nella posta in arrivo.
Utilizza la scorciatoia da tastiera Control + E.
Archivia automaticamente le email su Mac
Sebbene non sia disponibile un'opzione di archiviazione automatica in Outlook su Mac, esiste una soluzione alternativa che potrebbe fare al caso tuo. Puoi impostare una regola per archiviare email specifiche in base alla data.
Apri Outlook e seleziona Outlook>Impostazionidalla barra dei menu.
Scegli Regolenella finestra visualizzata.
A sinistra della schermata successiva, seleziona un account se ne hai più di uno.
A destra, seleziona il pulsante segno piùin basso per aggiungere una nuova regola.
Inserisci un nome regolain alto.
Per la condizione, utilizza la casella a discesa a sinistra per selezionare il tipo di condizione. Puoi selezionare Data di ricezioneper basare la regola sulla data. A destra, inserisci un intervallo di date o utilizza semplicemente il campo Data precedenteper inserire una data nel passato.
Nota: tieni presente che con il passare del tempo potresti voler aggiornare questa regola per includere una nuova data.
Per l'azione, scegli Sposta nella cartellanella prima casella a discesa e seleziona Archivianell'elenco a destra.
Facoltativamente, utilizza il segno più accanto a Tranne seper le email la regola deve evitare o seleziona la casella sottostante per ignorare altre regole che soddisfano le stesse condizioni.
Conferma che la casella Abilitatasia selezionata e seleziona OKper salvare la regola..
Archivia le email di Outlook sul Web
L'archiviazione delle email in Prospettive sul web è simile alle versioni desktop.
Archivia manualmente le email sul Web
Per una singola email, selezionala o seleziona la casella a sinistra.
Per un gruppo di email adiacenti, scegli la prima, tieni premuto Maiusce scegli l'ultima dell'intervallo.
Per un gruppo di email non adiacenti, scegline uno, tieni premuto Ctrl(Windows) o Command(Mac) e scegli ciascuno di quelli aggiuntivi.
Una volta selezionate le email che desideri archiviare, esegui una delle seguenti operazioni:
Scegli Archivianella barra degli strumenti nella scheda Home.
Fai clic con il pulsante destro del mouse e seleziona Archivia.
Seleziona il pulsante (casella) Archiviaa destra nella posta in arrivo.
Archivia automaticamente le email sul Web
Come su Mac, attualmente non esiste una funzionalità di archiviazione automatica in Outlook sul Web. Puoi invece impostare una regola basata sulla data.
Seleziona l'icona ingranaggioin alto a destra e scegli Visualizza tutte le impostazioni di Outlooknella barra laterale visualizzata.
All'estrema sinistra, scegli Postae a destra, scegli Regole. Quindi seleziona Aggiungi nuova regola.
Dai un nome alla tua regola in alto.
Sotto Aggiungi una condizione, utilizza l'elenco a discesa per selezionare Prima. Quindi, aggiungi la data a destra.
Nota: come su Mac, potresti voler aggiornare questa regola in un secondo momento per includere una nuova data.
Sotto Aggiungi un'azione, utilizza l'elenco a discesa per selezionare Sposta in. Quindi seleziona Archiviaa destra.
Facoltativamente, seleziona Aggiungi uneccezioneper le email che la regola dovrebbe evitare e seleziona la casella per interrompere l'elaborazione di altre regole.
Per eseguire immediatamente la regola nella tua casella di posta, seleziona la casella di controllo Esegui regola ora. Quindi seleziona Salva.
Archivia le email di Outlook su Android e iPhone
Se utilizzi Outlook sul tuo dispositivo Android o iPhone, puoi archiviare le email anche lì. Al momento non è disponibile una funzionalità di archiviazione automatica, ma esistono alcuni modi per archiviare manualmente le email..
Per archiviare una singola email, puoi utilizzare l'azione di scorrimento. Fai scorrere l'e-mail da sinistra a destra o viceversa in base alla tua configurazione e seleziona l'icona Archivia. In alternativa, apri l'e-mail e tocca l'icona Archivioin alto.
Per archiviare più email nella tua casella di posta, tocca e tieni premuta un'email e vedrai la schermata di selezione. Scegli le email rimanenti, quindi tocca l'icona Archivioin alto (Android) o in basso (iPhone).
Prendersi cura dei vecchi messaggi di posta elettronica non più necessari è facile in Outlook su Windows, Mac, sul Web e sul tuo dispositivo mobile. Ora che sai come archiviare le email in Outlook, dai un'occhiata a modi per risolvere Outlook che non si apre.
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