Che tu sia nuovo a Microsoft Outlook o al mondo delle riunioni, puoi pianificare riunioni in pochi minuti. Seleziona o aggiungi i tuoi partecipanti, tieni traccia di chi partecipa e apporta modifiche prima della data della riunione.
Per la tua prossima conferenza, avvio o aggiornamento, ecco come pianificare una riunione in Outlook.
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Come fare Pianifica una riunione in Outlook
Se desideri pianificare una riunione utilizzando Microsoft Outlook, hai a disposizione diversi modi per visualizzare la nuova finestra dell'evento. Apri Outlook e vai al punto qui sotto.
Dalla tua casella di posta di Outlook
Quando visualizzi la tua casella di posta, vai alla scheda Home, apri il menu a discesa Nuovi elementie scegli Riunione. Puoi anche utilizzare la scorciatoia da tastiera Ctrl+ Maiusc+ Q.
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Vuoi creare una riunione da un'e-mail specifica in Outlook? Seleziona il pulsante Altre azioni(tre punti) sul messaggio e scegli Riunione.
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In alternativa, seleziona l'e-mail, vai alla scheda Homee scegli Rispondi con riunionenella barra multifunzione o utilizza Ctrl+ Alt+ R.
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Dal tuo calendario di Outlook
Se stai visualizzando il calendario di Outlook, vai alla scheda Homee seleziona Nuova riunionenella barra multifunzione. Puoi anche utilizzare la scorciatoia da tastiera Ctrl+ Maiusc+ Q.
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In alternativa, scegli la data che desideri utilizzare e fai clic con il pulsante destro del mouse sull'ora. Seleziona Nuova richiesta di riunioneo Nuova riunione ricorrentein base alle tue preferenze.
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Nota: se fai doppio clic sull'ora in una visualizzazione del calendario, per impostazione predefinita viene creato un appuntamento anziché una riunione.
Inserisci i dettagli della riunione
Una volta aperta la nuova finestra della riunione utilizzando uno dei metodi sopra indicati, puoi aggiungere i dettagli in qualsiasi ordine.
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Come aggiungere partecipanti
Simile alla creazione della riunione in Outlook, hai più di un modo per aggiungere partecipanti. Puoi includere i partecipanti in qualsiasi momento durante la configurazione della riunione. Per invitare i partecipanti dopo aver pianificato la riunione, vai alla sezione seguente.
Inserisci i partecipanti alla riunione
Puoi aggiungere rapidamente partecipanti alla riunione inserendo i loro nomi o indirizzi email accanto a Obbligatorio(coloro che devono partecipare) o Facoltativo(coloro che possono partecipare) in nella parte superiore della finestra.
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Utilizza l'Assistente di pianificazione
Un altro modo per aggiungere partecipanti alla riunione è utilizzare l'Assistente di pianificazione. Questa funzione è disponibile per gli utenti di Microsoft 365 e di account Exchange.
Vai alla scheda Assistente Pianificazioneed esegui una delle seguenti operazioni:
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Una volta terminato di utilizzare l'Assistente Pianificazione, seleziona la scheda Riunioneper tornare alla configurazione della riunione.
Come monitorare i partecipanti
Per vedere chi ha accettato, rifiutato, potrebbe partecipare (provvisorio) o non ha risposto alla tua convocazione di riunione, vai al Calendario in Outlook..
Fai doppio clic sulla riunione per aprirla e vai alla scheda Monitoraggio. Vedrai ciascun invitato, se è obbligatorio o facoltativo, e la loro risposta al tuo invito alla riunione sulla destra.
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Come modificare le riunioni esistenti
Succedono continuamente cose che potrebbero richiedere la modifica di una riunione che hai pianificato. Ad esempio, potresti voler aggiungere o rimuovere partecipanti, modificare la data o l'ora o includere un file.
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Modifiche per organizzatori che non partecipano alla riunione
Se non sei il proprietario della riunione ma desideri aggiornare l'evento aggiungendo altri partecipanti, questa è un'opzione.
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Nota: se l'organizzatore della riunione ha disabilitato l'inoltro, non è possibile inviare la convocazione della riunione a un altro partecipante.
Come iniziare in ritardo o Fine anticipata
Outlook per Microsoft 365 fornisce una comoda funzionalità per avviare automaticamente le riunioni in ritardo o terminarle in anticipo. Ciò è utile per concedere a tutti qualche minuto in più tra una riunione e l'altra..
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Preparati all'incontro
Configurare una riunione in Outlook è facile. Se necessario, puoi aggiungere più partecipanti, allegare elementi e apportare modifiche prima della riunione.
Ora che sai come pianificare una riunione in Outlook, dai un'occhiata a come aggiungere Zoom a Microsoft Outlook per le videochiamate.
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