Come pianificare una riunione in Microsoft Outlook

Che tu sia nuovo a Microsoft Outlook o al mondo delle riunioni, puoi pianificare riunioni in pochi minuti. Seleziona o aggiungi i tuoi partecipanti, tieni traccia di chi partecipa e apporta modifiche prima della data della riunione.

Per la tua prossima conferenza, avvio o aggiornamento, ecco come pianificare una riunione in Outlook.

Come fare Pianifica una riunione in Outlook

Se desideri pianificare una riunione utilizzando Microsoft Outlook, hai a disposizione diversi modi per visualizzare la nuova finestra dell'evento. Apri Outlook e vai al punto qui sotto.

Dalla tua casella di posta di Outlook

Quando visualizzi la tua casella di posta, vai alla scheda Home, apri il menu a discesa Nuovi elementie scegli Riunione. Puoi anche utilizzare la scorciatoia da tastiera Ctrl+ Maiusc+ Q.

Vuoi creare una riunione da un'e-mail specifica in Outlook? Seleziona il pulsante Altre azioni(tre punti) sul messaggio e scegli Riunione.

In alternativa, seleziona l'e-mail, vai alla scheda Homee scegli Rispondi con riunionenella barra multifunzione o utilizza Ctrl+ Alt+ R.

Dal tuo calendario di Outlook

Se stai visualizzando il calendario di Outlook, vai alla scheda Homee seleziona Nuova riunionenella barra multifunzione. Puoi anche utilizzare la scorciatoia da tastiera Ctrl+ Maiusc+ Q.

In alternativa, scegli la data che desideri utilizzare e fai clic con il pulsante destro del mouse sull'ora. Seleziona Nuova richiesta di riunioneo Nuova riunione ricorrentein base alle tue preferenze.

Nota: se fai doppio clic sull'ora in una visualizzazione del calendario, per impostazione predefinita viene creato un appuntamento anziché una riunione.

Inserisci i dettagli della riunione

Una volta aperta la nuova finestra della riunione utilizzando uno dei metodi sopra indicati, puoi aggiungere i dettagli in qualsiasi ordine.

Inserisci il titolo, seleziona gli orari di inizio e fine della riunione e, facoltativamente, scegli il fuso orario oppure seleziona la casella per una riunione che dura tutto il giorno. Puoi anche inserire una posizione o un collegamento a una riunione online oppure utilizzare i pulsanti Posizioneo Ricerca salase hai salvato questi tipi di elementi.

Puoi anche ripetere la riunione, il che è utile per le riunioni che prevedi di tenere regolarmente. Seleziona Rendi ricorrente(a meno che tu non abbia scelto Nuova riunione ricorrente sopra)..

Quindi, seleziona le ore di inizio e di fine, il modello di ricorrenza e l'intervallo di ricorrenza. Scegli OKuna volta terminato di inserire queste informazioni nella finestra della riunione.

Se desideri allega un file, inserire un'immagine, pianificare una riunione di Microsoft Teams o disegnare un'illustrazione, utilizza le schede aggiuntive e le opzioni della barra multifunzione in alto.

Come aggiungere partecipanti

Simile alla creazione della riunione in Outlook, hai più di un modo per aggiungere partecipanti. Puoi includere i partecipanti in qualsiasi momento durante la configurazione della riunione. Per invitare i partecipanti dopo aver pianificato la riunione, vai alla sezione seguente.

Inserisci i partecipanti alla riunione

Puoi aggiungere rapidamente partecipanti alla riunione inserendo i loro nomi o indirizzi email accanto a Obbligatorio(coloro che devono partecipare) o Facoltativo(coloro che possono partecipare) in nella parte superiore della finestra.

Per aggiungere partecipanti dalla rubrica di Outlook, seleziona il pulsante Obbligatorioo Facoltativo.

Nella finestra pop-up, scegli una Rubricain alto se ne hai più di una. Quindi, seleziona un contatto e utilizza il pulsante Obbligatorioo Facoltativoin basso per aggiungerlo alla riunione.

Scegli OKe vedrai i contatti aggiunti alla tua richiesta di riunione.

Utilizza l'Assistente di pianificazione

Un altro modo per aggiungere partecipanti alla riunione è utilizzare l'Assistente di pianificazione. Questa funzione è disponibile per gli utenti di Microsoft 365 e di account Exchange.

Vai alla scheda Assistente Pianificazioneed esegui una delle seguenti operazioni:

Inserisci i nomi o gli indirizzi email sotto Tutti i partecipantia sinistra. Noterai le sezioni per Partecipante richiestoe Partecipante facoltativo, quindi assicurati di inserire i nomi nelle aree corrette.

Seleziona Aggiungi partecipantinella barra multifunzione per scegliere i partecipanti dalla tua rubrica.

Una volta terminato di utilizzare l'Assistente Pianificazione, seleziona la scheda Riunioneper tornare alla configurazione della riunione.

Come monitorare i partecipanti

Per vedere chi ha accettato, rifiutato, potrebbe partecipare (provvisorio) o non ha risposto alla tua convocazione di riunione, vai al Calendario in Outlook..

Fai doppio clic sulla riunione per aprirla e vai alla scheda Monitoraggio. Vedrai ciascun invitato, se è obbligatorio o facoltativo, e la loro risposta al tuo invito alla riunione sulla destra.

Come modificare le riunioni esistenti

Succedono continuamente cose che potrebbero richiedere la modifica di una riunione che hai pianificato. Ad esempio, potresti voler aggiungere o rimuovere partecipanti, modificare la data o l'ora o includere un file.

Seleziona l'icona Calendarionella navigazione a sinistra e fai doppio clic sulla riunione nel tuo calendario per aprirla.

Puoi aggiungere partecipanti come descritto sopra inserendo il loro nome o indirizzo email, utilizzando il pulsante Obbligatorio o Facoltativo o con l'Assistente Pianificazione. Puoi anche rimuovere un partecipante eliminando il suo nome accanto al campo Obbligatorioo Facoltativo.

Apporta tutte le altre modifiche all'evento secondo necessità e seleziona Invia aggiornamentoal termine.

A seconda delle modifiche apportate, ti potrebbe essere chiesto se desideri inviare aggiornamenti ai partecipanti aggiunti, eliminati o a tutti. Scegli un'opzione per inviare il tuo aggiornamento.

Modifiche per organizzatori che non partecipano alla riunione

Se non sei il proprietario della riunione ma desideri aggiornare l'evento aggiungendo altri partecipanti, questa è un'opzione.

Per aggiungere un partecipante, apri la riunione sul tuo calendario e vai alla scheda Riunione. Seleziona il menu a discesa Inoltranella sezione Azioni e scegli un'opzione Inoltra oppure seleziona il menu a discesa Rispondie seleziona Inoltra.

Scegli il partecipante dalla tua rubrica o inserisci il suo nome o indirizzo email nel campo Obbligatorioo Facoltativoe premi Invia.li>

L'organizzatore della riunione riceverà una notifica che informa che hai inoltrato la riunione a un'altra persona e dovrebbe vedere eventuali altre modifiche apportate.

Nota: se l'organizzatore della riunione ha disabilitato l'inoltro, non è possibile inviare la convocazione della riunione a un altro partecipante.

Come iniziare in ritardo o Fine anticipata

Outlook per Microsoft 365 fornisce una comoda funzionalità per avviare automaticamente le riunioni in ritardo o terminarle in anticipo. Ciò è utile per concedere a tutti qualche minuto in più tra una riunione e l'altra..

Seleziona la scheda Filee scegli Opzioni. Quindi seleziona Calendarioa sinistra della finestra Opzioni calendario.

Sulla destra, vai alla sezione Opzioni calendario e seleziona la casella Riduci appuntamenti e riunioni. Utilizza il menu a discesa per selezionare Termina prestoo Inizia tardi.

Quindi, scegli il numero di minuti per le riunioni di durata inferiore a un'ora e per le riunioni di un'ora o più.

Seleziona OKal termine. Vedrai quindi l'ora di inizio o l'ora di fine aggiornarsi automaticamente per adattarsi all'orario selezionato quando crei una nuova riunione.

Preparati all'incontro

Configurare una riunione in Outlook è facile. Se necessario, puoi aggiungere più partecipanti, allegare elementi e apportare modifiche prima della riunione.

Ora che sai come pianificare una riunione in Outlook, dai un'occhiata a come aggiungere Zoom a Microsoft Outlook per le videochiamate.

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