Suggerimenti su Todoist GTD per aumentare la tua produttività

Che tu sia un esperto GTD Getting Things Done o che stia appena iniziando a conoscere il processo GTD, Todoist è di gran lunga la migliore app per l'elenco delle cose da fare per supportare il tuo GTD flusso di lavoro.

Perché questo? Ci sono molte ragioni che hanno a che fare con le sue caratteristiche, il layout e il fatto che la funzionalità predefinita supporta naturalmente la struttura GTD che creerai al suo interno.

Anche se non hai mai sentito parlare di GTD, quanto segue includerà suggerimenti di base su GTD per per iniziare e come puoi usare Todoist per farlo.

Nota: la versione esatta di GTD usata in questo articolo è costruita sui principi esposti da Carl Pullein e i suoi La tua lezione online di Digital Life 3.0 (che consiglio vivamente). Questo articolo offre solo come utilizzare Todoist come parte di quel sistema. Ci sono molti dettagli che non abbiamo spazio per includere in questo articolo.

What Is Getting Things Done (GTD)?

I principi di Getting Things Done esistono da un po 'di tempo. Non ci sono strumenti o app impostati da utilizzare, ma i principi fondamentali di base attorno a qualsiasi approccio sono essenzialmente gli stessi.

GTD aiuta a svuotare la mente da tutto ciò che ci circonda tutto il giorno. Questo libera il tuo cervello per concentrarti davvero sul compito che hai di fronte, invece di distrarti costantemente.

Funziona dandoti una serie di passaggi su cui svolgi ogni settimana per rimanere organizzato. Questi passaggi includono:

Acquisizionedi ogni idea, attività, azione o appuntamento che arriva. Potresti essere nel mezzo di una riunione e il tuo capo ti dà un elemento di azione. Potresti passeggiare nel parco e avere una grande idea per un libro che vuoi scrivere. Non importa quando, dove o come: ogni volta che pensi a qualcosa che devi fare, lo acquisirai nella tua "Posta in arrivo".

Chiarirequeste idee suddividendole in attività, assegnando loro una priorità e assegnando loro una data di scadenza se sei pronto a lavorarci presto.

Organizzarele attività inserendole in un secchio a cui arriverai alla fine, in base alla priorità. Se hai intenzione di lavorare presto sull'attività, la aggiungerai anche al tuo calendario (e Todoist può aiutarti ad automatizzarlo).

Rivedereogni "bucket" e spostare tutte quelle idee organizzate su per la scala fino a quando quelle più urgenti non entrano nel tuo calendario e nel tuo tempo di concentrazione.

Coinvolgitutta la tua attenzione su quelle attività che l'hanno finalmente resa di fronte a te, agli orari che hai programmato.

GTD non solo ti aiuta a diventare più produttivo e organizzato, ma può anche aiutarti ad arrivare a Posta in arrivo Zero (non più email nella tua posta in arrivo), perché mai procrastinare sarai nelle tue email in arrivo. Elaborerai tutto immediatamente utilizzando il sistema GTD sopra.

Come costruire una struttura GTD di Todoist

Ora che conosci i principi di base di GTD, diamo un'occhiata più da vicino a come Todoist può aiutarti.

La prima cosa che tu ' Quello che voglio fare è creare una nuova struttura principale dei Progetti in Todoist che contenga tutti i bucket per organizzare le varie attività in arrivo.

Questi bucket (cartelle principali) includono:

Posta in arrivo: qui è dove vanno a finire tutte le idee in arrivo. Quando ricevi un'email che richiede un'azione, inserirai l'azione qui e l'archiverai immediatamente. Se ricevi un elemento di azione in una riunione, inserirai l'elemento di azione qui. Tutto ciò su cui hai bisogno di agire, va direttamente nella tua Posta in arrivo.

Nota: Todoist ha una sezione Posta in arrivo predefinita, quindi non dovrai crearla uno manualmente.

Il le prossime cartelle di progetto che creerai sono le posizioni in cui sposterai gli elementi durante le sessioni quotidiane di chiarimento e organizzazione di fine giornata. Questi includono:

Questa settimana: gli elementi su cui vuoi lavorare immediatamente, durante la settimana corrente, entreranno in questo progetto. Quando li metti qui, assegnerai anche una data di scadenza. Se integri Todoist con il tuo calendario, Todoist lo aggiungerà automaticamente al tuo calendario per te.

Settimana prossima: elementi dalla tua Posta in arrivo che desideri da fare presto, ma non è così urgente che devi portarli a termine questa settimana, entreranno nel tuo progetto della prossima settimana. Nessuna data di scadenza richiesta.

Questo mese: gli elementi che desideri completare abbastanza presto, ma che puoi attendere una o due settimane, entreranno in questo progetto . Non allegare nemmeno una data di scadenza qui.

Mese prossimo: le attività che vorresti svolgere alla fine ma che sai che puoi aspettare un bel po 'lo faranno vai nella cartella Mese successivo senza una data di scadenza.

Ci sono altri due progetti che dovrai creare per compiti speciali.

Aree di interesse ricorrenti: si tratta di cose che devi fare regolarmente in relazione agli obiettivi che sono importanti per te, come seguire un corso online ogni mese.

Routine: si tratta di attività che potrebbero non essere correlate ai tuoi obiettivi, ma che devi svolgere ogni settimana, come l'esercizio fisico o le riunioni di club.

Creazione di attività ricorrenti

Sicuramente devi avere un sacco di cose da fare ogni giorno o ogni settimana. Toglili dalla mente aggiungendoli al tuo progetto Aree di interesse ricorrenti(se sono correlati a obiettivi che sono importanti per te).

Si consiglia inoltre di includi le aree di interesse ricorrenti come sottoprogetto di questa settimana.

Tutte le attività ricorrenti che fanno solo parte della tua vita ma che non guidano realmente gli obiettivi della tua vita, aggiungile al progetto Routine.

Ricorda di aggiungere le date di scadenza a tutte queste e contrassegnali come ricorrenti. In questo modo appariranno automaticamente nelle sezioni Oggie Prossimidi Todoist senza che tu debba fare nulla.

Usare la Posta in arrivo

Durante la settimana, quando emergono nuovi problemi che devi affrontare, gettali nella tua casella di posta di Todoist.

In questo modo eviti di distrarti e sai che non dimenticherai di occuparti di queste attività in seguito, quando avrai tempo.

Ogni settimana, allo stesso tempo, dedichi circa 20-30 minuti all'elaborazione della tua Posta in arrivo . Durante questo periodo, lavorane uno alla volta e decidi quanto è importante svolgere quell'attività ed entro quale periodo di tempo.

Ad esempio, so che alla fine voglio aggiustare il mazzo, ma è comunque Inverno. Quindi, sposterò l'attività in A lungo termine / In attesa.

Avanti, lo so che ho bisogno del mio controllo medico annuale, ma questo mese sono impegnato e non importa se aspetto il mese prossimo per programmarlo. Quindi, lo sposterò nel progetto Mese prossimo.

Infine, so che voglio ricevere un articolo Online-Tech-Tips.com questa settimana. Quindi assegno un giorno e un'ora durante la settimana in cui voglio farlo.

Quindi, sposta l'attività nel progetto Questa settimana.

Sono stato in grado di elaborare questi tre elementi che ho aggiunto alla mia Posta in arrivo durante il giorno in circa cinque minuti.

So di aver vinto non dimenticarli perché ora sono nel mio sistema organizzato ToDoist GTD. Tutto è assegnato per la settimana e non devo pensare a nulla se non a lavorare sodo su ogni compito quando arriva sul mio calendario.

Gestire questa settimana

Quando raggiungi la fine di ogni settimana, noterai che il tuo progetto Questa settimana finirà per svuotarsi di elementi attivi.

Imposta un orario ogni settimana (in genere la fine della giornata di venerdì, o un po 'di tempo nel fine settimana), per spostare le attività dal progetto Settimana prossimaal progetto Questa settimana. Assegna le date di scadenza quando esegui questa operazione.

Ripeti questa operazione per gli elementi nelle cartelle Questo mese, Mese successivo e A lungo termine / In attesa.

Ricorda: non devi spostare l'elemento se non si sente ancora urgente. Puoi anche eliminare le attività che hai deciso che non ti interessano più.

Ricorda di rimanere concentrato

Ecco il principio più importante che riunisce tutto questo e fa funzionare il sistema GTD.

Perché stai impiegando solo piccoli blocchi di tempo per l'elaborazione tutte le idee e le attività che vengono gettate nella Posta in arrivo, ti rimane il resto del tempo che hai assegnato nel calendario per portare a termine il lavoro.

Ciò significa utilizzare solo il tuo Oggi e Prossimi aree in Todoist durante la tua giornata (insieme al tuo calendario) e lavorando durante la tua giornata per finire e cancellare quelle attività.

Sai che hai assegnato solo compiti che puoi portare a termine in un giorno, perché Todoist li ha aggiunti automaticamente al tuo calendario. Se la tua giornata è piena, non puoi assegnarne di più. Quando la tua settimana è piena, non puoi spostare nient'altro nel progetto This Week.

GTD funziona perché ti toglie il casino dalla testa e nel "sistema". Ti libera i pensieri in modo che tu possa concentrare la tua mente sul compito da svolgere e fare le cose.

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