Con la convalida dei dati in Fogli Google, puoi eliminare le voci errate controllando i dati non appena li inserisci. Ciò ti consente di confermare testo, numeri, date e altri tipi di dati con semplici regole impostate da te.
Poiché esistono diversi tipi di regole di convalida che puoi applicare al tuo set di dati, esaminiamole singolarmente in modo da poter scegliere quella più adatta.
Convalida testo
Con la convalida del testo funzionalità in Fogli Google, puoi verificare la presenza di voci che contengono, non contengono o sono uguali a testo specifico. Puoi anche convalidare la cella per un indirizzo email o un URL.
Ad esempio, convalideremo il testo nella nostra cella per assicurarci che contenga "ID" per i nostri numeri di prodotto.
Seleziona la cella o l'intervallo e utilizza Dati>Convalida datiper aprire la barra laterale e seleziona Aggiungi regola.
Applica all'intervallo: conferma la cella o l'intervallo e utilizza l'icona a destra per aggiungere un altro intervallo di celle. Nota: come mostrato di seguito, è necessario utilizzare il nome del foglio (scheda) con il riferimento alla cella o l'intervallo di dati. Il nome del nostro foglio è Date.
Criteri: scegli l'opzione di testo che desideri utilizzare e inserisci il testo nel campo sottostante. Per il nostro esempio, scegliamo "Il testo contiene" e inserisci "ID".
Opzioni avanzate: per mostrare e inserire testo di aiuto o scegliere un avviso o un rifiuto per dati non validi, espandi Opzioni avanzatee contrassegna quelle che desideri utilizzare.
Seleziona Fineper applicare la regola. Potrai quindi testare la regola di convalida dei dati. Inserisci una voce valida e poi una voce non valida per assicurarti che la regola funzioni come previsto.
Convalida date
Per convalidare le date in Fogli Google, hai diverse opzioni. Puoi verificare la presenza di una data il, dopo, prima o tra, nonché una data valida.
Ad esempio, potresti voler confermare che le date inserite cadono dopo una data particolare, come il 1° gennaio 2023, per i dati finanziari del 2023 della tua azienda.
Seleziona la cella o l'intervallo e utilizza Dati>Convalida datiper aprire la barra laterale e seleziona Aggiungi regola.
Applica all'intervallo: conferma la cella o l'intervallo e facoltativamente aggiungine un altro.
Criteri: scegli l'opzione della data che desideri utilizzare dal menu a discesa o dal campo di testo per selezionare o inserire la data corrispondente. Per il nostro esempio, selezioniamo "La data è successiva", scegliamo "data esatta" e inserisci "1/1/23" nel campo sottostante..
Opzioni avanzate: come per la convalida del testo sopra, puoi espandere questa sezione per aggiungere testo di aiuto e selezionare un'azione di input non valida.
Seleziona Fineal termine. Puoi quindi testare la convalida della data inserendo una data valida e una non valida in base alla tua regola.
Convalida numeri
Se desideri convalidare i numeri in Fogli, puoi impostare una regola che controlla quelli maggiori di, minori di, uguali a, compresi e ulteriori.
Per questo esempio, vogliamo confermare che il numero inserito sia compreso tra 1 e 17 per i genitori che inseriscono l'età del figlio minorenne.
Seleziona la cella o l'intervallo, seleziona Dati>Convalida datie scegli Aggiungi regola.
Applica all'intervallo: conferma la cella o l'intervallo e facoltativamente aggiungine un altro.
Criteri: scegli l'opzione della data che desideri utilizzare e inserisci il testo nel campo sottostante. Per il nostro esempio, selezioniamo "È tra" e inseriamo "1" nel primo campo e "17" nel secondo.
Opzioni avanzate: come per le convalide precedenti, espandi questa sezione per aggiungere testo di aiuto e selezionare un'azione relativa ai dati non validi.
Seleziona Fineper applicare la regola. Metti alla prova la tua regola di convalida del numero inserendo sia un numero corretto che uno sbagliato.
Crea un elenco a discesa
Gli elenchi a discesa sono un altro tipo di convalida che puoi utilizzare in Fogli. La differenza è che puoi inserire un elenco a discesa utilizzando il menu Inserisci o Dati. In ogni caso, utilizzerai la barra laterale di convalida dei dati per impostare l'elenco di elementi.
Qui imposteremo un elenco a discesa per scegliere una voce di menu.
Procedi in uno dei seguenti modi per aggiungere un elenco a discesa:
Inserisci gli elementi dell'elenco nei campi Opzione 1 e Opzione 2 e utilizza il pulsante Aggiungi un altro elementoper includerne altri. Puoi anche riordinare gli elementi utilizzando le icone della grigliaa sinistra di ciascuno.
Scegli un colore per ogni voce dell'elenco nella casella a discesa tavolozza dei coloria sinistra..
Opzioni avanzate: espandi questa sezione per mostrare il testo della guida, scegli un'azione dati non valida e scegli lo stile di visualizzazione per l'elenco.
Seleziona Fineal termine e vedrai il tuo elenco a discesa pronto per l'uso.
Inserisci una casella di controllo
Simile alla convalida dell'elenco a discesa sopra, puoi aggiungere una casella di controllo a una cella utilizzando una delle due opzioni e personalizzare i valori nella barra laterale di convalida dei dati.
Qui aggiungeremo caselle di controllo per aggiungere piatti ai nostri pasti.
Per utilizzare valori specifici per gli stati delle caselle selezionate e deselezionate, seleziona l'opzione Utilizza valori cella personalizzatie inserisci quelli che desideri utilizzare. Nel nostro esempio, inseriamo "Sì" e "No".
Opzioni avanzate: espandi questa sezione per mostrare il testo della guida e scegliere un'azione di input non valida.
Seleziona Fineper applicare la regola della casella di controllo alla cella o all'intervallo di celle.
Utilizza una formula personalizzata
Un altro modo per utilizzare la convalida dei dati è utilizzare un formula in Fogli Google personalizzato. Questa è una buona opzione quando non si applica nessuna delle regole preimpostate sopra. Puoi fare cose come assicurarti che la cella contenga testo o limitare il numero di caratteri nella cella.
Ad esempio, imposteremo la regola di convalida per verificare la presenza di testo nella cella. Se viene inserito un numero o una data, viene richiamata l'azione relativa ai dati non validi.
Seleziona la cella o l'intervallo e seleziona Dati>Convalida dati.
Applica all'intervallo: conferma la cella o l'intervallo e facoltativamente aggiungine un altro.
Criteri: seleziona "La formula personalizzata è" e inserisci la formula nel campo sottostante. Utilizzando il nostro esempio, inseriamo la formula "=ISTESTO(A2)" per verificare che la cella A2 contenga testo.
Opzioni avanzate: espandi questa sezione per inserire il testo della guida e scegliere un'azione dati non validi. Per il nostro esempio, contrassegneremo l'opzione per mostrare il testo della guida e inseriremo un messaggio personalizzato da visualizzare insieme al rifiuto dell'input.
Seleziona Fineper applicare la regola. Quindi, prova la nuova regola di convalida inserendo sia dati validi che non validi per assicurarti che la formula funzioni come previsto. Nello screenshot qui sotto, puoi vedere il nostro messaggio per una voce non valida..
Modifica o rimuovi la convalida dei dati
Se dopo aver impostato una regola di convalida dei dati, desideri modificarla o semplicemente rimuoverla, entrambe le operazioni sono facili.
Seleziona la cella o l'intervallo contenente la convalida e scegli Dati>Convalida datinel menu per aprire la barra laterale.
Quindi, esegui una delle seguenti operazioni:
Con la funzione di convalida dei dati in Fogli Google, puoi assicurarti che i tuoi dati siano inseriti correttamente. Sia che tu visualizzi un messaggio di avviso o fornisca opzioni in un elenco a discesa, puoi risparmiarti il fastidio di controllare in seguito la presenza di dati non validi.
Se utilizzi anche applicazioni Microsoft, guarda anche come creare un elenco a discesa in Excel..