Come eseguire la stampa unione da Excel a Microsoft Word

Se desideri creare una stampa unione da Excel a Word, le operazioni da eseguire vanno ben oltre il semplice collegamento di un foglio di lavoro. Sia che imposti il ​​foglio Excel da zero o importi un file di testo o CSV, devi assicurarti che i tuoi dati siano strutturati correttamente.

Ti mostreremo come formattare la tua mailing list in un documento Microsoft Excel in modo che quando la colleghi a Parola per la stampa unione, tutto funzioni correttamente.

Importa un file in Excel

Se hai un file di testo o CSV come origine dati per la mailing list, puoi importarlo in un file Excel. Da lì, puoi organizzare e formattare correttamente i dati prima di collegarli tramite la funzionalità di stampa unione o la procedura guidata in Word.

Sebbene il processo sia simile per le versioni di Excel, è leggermente diverso per Microsoft 365 rispetto a Excel per Mac o altre versioni di Excel.

Importa un file utilizzando Microsoft 365

Se utilizzi Excel con Microsoft 365 su Windows, segui questi passaggi per importare il file di dati.

Vai alla scheda Datie seleziona Da testo/CSVnella sezione Ottieni e trasforma dati della barra multifunzione.

Cerca e seleziona il file. Quindi, seleziona Importa.

Nella finestra pop-up, conferma o modifica i tre menu a discesa in alto per Origine file, Delimitatore e Rilevamento tipo di dati.

Per formattare i campi al momento dell'importazione, seleziona Trasforma dati. Nota: se prevedi di formattarli in un secondo momento, seleziona Caricaper importare i dati direttamente.

Se scegli Trasforma dati, seleziona la prima colonna che desideri formattare nella finestra Power Query visualizzata.

Quindi, vai alla scheda Homee utilizza l'elenco a discesa Tipo di datinella sezione Trasforma per scegliere il formato.

Seleziona Sostituisci corrente.

Continua questa procedura per ogni colonna del tuo set di dati.

Al termine, vedrai i risultati dell'anteprima e potrai selezionare Chiudi e caricanella scheda Home.

Riceverai il file importato con il numero di righe caricate. È quindi possibile apportare ulteriori modifiche secondo necessità e salvare il file..

Importa un file utilizzando altre versioni di Excel

Se utilizzi Excel su Mac o un'altra versione come Excel 2013, segui questi passaggi per importare un file di testo o CSV.

Vai alla scheda Dati, apri il menu Ottieni datie seleziona Da testo.

Cerca e seleziona il file. Quindi, scegli ImportaoOttieni dati.

Nella finestra Importazione guidata testo, seleziona Delimitatoe, facoltativamente, imposta Avvia importazione su riga, Origine file e se i dati contengono intestazioni di colonna. Seleziona Avanti.

Nella schermata successiva, seleziona la casella di controllo relativa al tipo di delimitatore che stai utilizzando, ad esempio tabulazione, virgola o spazio, e seleziona Avanti.

Nella schermata finale, hai la possibilità di formattare i dati. Per fare ciò, seleziona ciascuna colonna e scegli il formato dei dati in alto. Avviso per le date, potete scegliere la struttura; per i dati numerici, puoi selezionare Avanzateper scegliere i separatori decimali e delle migliaia. Seleziona Fine.

Nella finestra di dialogo Importa dati, seleziona una cella per un foglio esistenteo scegli Nuovo foglioper i dati. Seleziona Importa.

Avrai quindi l'elenco dei destinatari importato e pronto per la revisione, la modifica e il salvataggio.

Imposta l'invio Elenco in Excel

Che tu importi un file come descritto sopra o crei la tua mailing list in Excel da zero, ci sono diverse cose da tenere a mente. Ciò potrebbe richiedere la modifica dei dati di Excel.

Assicurati che:

I dati sono formattati correttamente per testo, percentuali e numeri (descritti di seguito)

I nomi delle colonne nel tuo foglio corrispondono ai nomi dei campi che prevedi di utilizzare in Word

I dati si trovano nel primo foglio della tua cartella di lavoro

La cartella di lavoro viene salvata localmente (sul tuo computer)

Le modifiche o i cambiamenti vengono finalizzati prima di collegare il foglio in Word

Formattare l'elenco di posta in Excel

Oltre a gestire i dati della tua mailing list in Excel, devi assicurarti che siano formattati correttamente. Questo è fondamentale per percentuali e codici postali..

Percentuali: per impostazione predefinita, le percentuali vengono moltiplicate per 100. Formatta le percentuali come testo se desideri evitare questo calcolo.

Numeri: formatta i numeri in modo che corrispondano alle rispettive categorie. Ad esempio, utilizza Valuta per importi in dollari.

CAP o codici postali: formatta i codici postali o i codici postali come testo. Se li formatti come numeri, perderai gli zeri iniziali per codici come 00321.

Per formattare i tuoi dati, seleziona una colonna, vai alla scheda Homee scegli il formato nell'elenco a discesa Formato numero.

Tieni presente che, sebbene formatti i dati specifici della loro categoria, non vengono visualizzati i simboli corrispondenti quando li colleghi a Word. Ad esempio, quando mappi una percentuale, vedrai solo il numero visualizzato, non il segno di percentuale. Dovresti aggiungere i simboli che desideri adiacenti ai campi mappati nel documento di stampa unione di Word.

Pronto per l'unione

Una volta che l'elenco dei destinatari è pronto per essere inserito in Excel, è il momento di utilizzare la funzionalità di stampa unione di Word per completare il processo. Che si tratti di lettere personalizzate o messaggi e-mail, guarda il nostro tutorial per creazione di una stampa unione in Microsoft Word per i dettagli completi.

Inoltre, puoi scoprire come fare creare etichette in un documento Word da un foglio di calcolo Excel.

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