Todoist vs. Microsoft To Do: qual è quello giusto per te

Le app per l'elenco delle cose da fare stanno diventando un punto fermo man mano che tutti si adattano a un ambiente di lavoro remoto. Le app per le attività sono popolari perché è facile dimenticare le cose quando si destreggiano più progetti con più clienti.

Un'attività mancata è spesso costosa e costa tempo e denaro. Sono essenziali anche per le attività personali quotidiane. Ad esempio, se hai bisogno di promemoria sul rinnovo della licenza o sul completamento di un compito, le app di gestione delle attività possono aiutarti a avvisarti quando l'attività scade.

Il problema, però, è che ci sono troppe app per elenchi di cose da fare sul mercato. In questo articolo, ti aiutiamo a distinguere tra due dei più popolari: Todoist vs Microsoft da fare.

Caratteristiche e funzionalità

Ogni app ha il proprio insieme di funzionalità.

Microsoft To Do si concentra sulla semplicità. Dopo aver acquisito Wunderlist nel 2015, Microsoft lo ha sostituito con Microsoft To Do. Il piano era quello di creare un'app più solida con più funzionalità, ma invece Microsoft ha creato un'app semplice con solo funzionalità di base.

D'altra parte, Todoist offre una gamma più ampia di funzionalità ideali per l'uso aziendale.

Microsoft To Do e Todoist hanno interfacce simili con una barra laterale sinistra per passare da una sezione all'altra dell'app e un riquadro destro con un elenco di attività.

Elenchi attività

Microsoft To Do offre quattro tipi di filtri per gli elenchi in cui puoi filtrare le tue attività per:

La mia giornata:questo è un elenco intelligente in cui puoi aggiungere manualmente le attività che desideri svolgere oggi. Se non finisci un'attività in questo elenco lo stesso giorno, l'attività verrà salvata nell'elenco delle attività generali di notte quando l'elenco si reimposta automaticamente. Le attività non completate vengono visualizzate come suggerimento nella sezione Attività della mia giornata il giorno successivo.

Importante: le attività importanti (fai clic sulla stella accanto al titolo di un'attività) vengono visualizzate qui.

Pianificato:qualsiasi attività con una data di scadenza o un promemoria viene visualizzata in questa sezione.

Assegnate a me:quando collaborare con i compagni di squadra su un progetto con più attività, vedrai tutte le attività assegnate a te in questa sezione.

Attività:qui vengono visualizzate tuttele tue attività..

Puoi anche aggiungere nuovi elenchi di attività alla barra laterale sinistra o creare un gruppo di elenchi di attività facendo clic sull'icona in basso a destra nella barra laterale. È un'interfaccia utente abbastanza semplice a vederla:

Ora confrontiamo questo con come funzionano le cose su Todoist.

Con Todoist puoi fare molto di più.

La barra laterale di Todoist non è divisa in filtri di attività come Microsoft To Do. Ecco cosa vedrai nella barra laterale di Todoist:

Posta in arrivo:tutte le attività create da te (non per un progetto specifico) e assegnate a te vengono visualizzate qui.

Oggi:le attività in scadenza oggi e le attività scadute vengono visualizzate qui.

Prossime:qui viene visualizzato un elenco di attività in base alla data e anche le attività scadute vengono visualizzate nella parte superiore di questa sezione.

Filtri ed etichette:puoi filtrare le attività in base a parametri come priorità o etichette. A differenza di Microsoft To Do, Todoist ha un'intera sezione dedicata al filtraggio, che si traduce in facilità d'uso perché condensa diverse funzionalità direttamente nella barra laterale.

Progetti:le attività vengono visualizzate sotto i rispettivi progetti. Puoi anche accedere ai progetti archiviati. Tuttavia, Microsoft non consente l'archiviazione di progetti (o elenchi di attività come li chiama). Tutti gli elenchi di attività vengono eliminati definitivamente da Cose da fare quando li elimini.

Todoist offre un set di funzionalità più completo per gli elenchi di attività, ma se hai bisogno di qualcosa di più semplice, To Do ha più senso.

Creazione di attività

Entrambe le app dispongono di alcune funzionalità standard per la creazione di attività. Ad esempio, entrambi consentono la creazione di attività secondarie e offrono opzioni per aggiungere un promemoria, una data di scadenza e degli assegnatari.

Tuttavia, ci sono anche molte differenze:

Attività secondarie:puoi aggiungere attività secondarie su entrambe le app. Per fare si riferisce alle attività secondarie come "passaggi". La differenza è che Todoist consente di aggiungere sottoattività all'interno di sottoattività, mentre To Do no.

Sezioni:Todoist consente di creare sezioni all'interno dello stesso progetto, il che significa che puoi raggruppare attività in base a criteri specifici anche all'interno dello stesso progetto. Su Microsoft To Do puoi aggiungere solo singole attività all'interno di un progetto..

Promemoria:i promemoria sono disponibili su entrambe le app durante la creazione di un'attività. Tuttavia, solo gli utenti con un abbonamento Pro o Business possono accedere alla funzione Promemoria su Todoist. Se utilizzi laversione gratuita, non è possibile impostare promemoria.

Date di scadenzaricorrenti:Le cose da fare semplificano le cose consentendoti di impostare attività "Ripeti". Tuttavia, Todoist fa un ulteriore passo avanti e utilizza l'analisi del linguaggio naturale per impostare date di scadenza ricorrenti. Ad esempio, quando crei un'attività, prova a digitare "Ricordami di presentarmi a Nate ogni lunedì" nel campo del nome e Todoist imposterà automaticamente le date di scadenza ricorrenti.

Oltre a queste differenze, Todoist offre anche alcune funzionalità aggiuntive che non troverai nell'app To Do:

Priorità:l'app Todoist consente di impostare le priorità per ogni attività, mentre non esiste tale opzione su To Do.

Commenti e reazioni:Todoist offre varie funzionalità collaborative come commenti e reazioni. Puoi taggare i compagni di squadra nella sezione commenti per scambiare informazioni o condividere aggiornamenti.

Attività attività:è possibile visualizzare un registro delle attività per tutte le attività, che consente di monitorare e controllare il flusso di lavoro in modo efficiente.

Visualizzazioni attività

Le visualizzazioni delle attività sono una delle funzionalità essenziali, soprattutto per gli utenti che desiderano gestire un flusso di lavoro complesso.

Sebbene le app da fare generalmente non forniscano tante visualizzazioni di attività quanto le app di gestione dei progetti, gli utenti si aspettano almeno una bacheca kanban dalle app da fare.

Sfortunatamente, Microsoft To Do non offre altre visualizzazioni oltre all'elenco plain vanilla. D'altra parte, Todoist offre sia una visualizzazione elenco che una visualizzazione bacheca.

Puoi utilizzare la visualizzazione La bacheca kanban di Todoist allo stesso modo di una visualizzazione app di gestione dei progetti come Trello basata su kanban in cui crei colonne per ogni fase del flusso di lavoro e le carte vengono spostate man mano che completa ogni fase.

Funzioni varie

Abbiamo trattato quasi tutto ciò che Microsoft To Do ha da offrire. Purtroppo To Do non ha funzionalità extra degne di nota (ad eccezione delle integrazioni). Tuttavia, con Todoist ottieni alcuni extra extra..

Punti

Karma:l'app migliora la produttività dei suoi utenti con Karma. Quando vai alla sezione Produttività su Todoist, vedrai l'opzione per creare obiettivi. Puoi impostare obiettivi per la creazione di un numero specifico di attività giornaliere o settimanali.

Guadagni punti Karma ogni volta che completi un'attività e raggiungi il tuo obiettivo. Vedi come funzionano i punti Karma sul sito web di Todoist.

Integrazioni:le integrazioni sono una delle funzionalità più potenti di Todoist. Puoi integrare Todoist con quasi tutte le app, inclusi Gmail, Chrome, Google Calendar, Outlook e Zapier. Puoi anche integrare app che non sono nell'elenco con integrazioni come Apiway.

Anche Microsoft To Do offre integrazioni per app come Calendario di Google e Office 365 Suite. Tuttavia, le opzioni sono notevolmente inferiori rispetto a Todoist. Vale anche la pena notare che puoi utilizzare uno strumento come Zapier per integrare To Do o Todoist con molte altre app.

Stile avviso:puoi personalizzare il modo in cui desideri ricevere notifiche sugli avvisi di Todoist per ogni attività. Ad esempio, se sei il manager, potresti non voler ricevere notifiche via email ogni volta che un collaboratore si unisce o lascia un progetto, ma potresti preferire essere avvisato quando un'attività viene completata.

Modelli:puoi creare rapidamente progetti importando un modello pronto all'uso da libreria di modelli di Todoist. Dai progetti personali all'onboarding dei dipendenti, nella libreria troverai un modello per quasi tutti i progetti che ti vengono in mente.

Backup automatici:i backup automatici non sono disponibili nel piano gratuito. Puoi eseguire il backup di tutti i tuoi dati sul cloud se hai un piano a pagamento.

Nessuna delle funzionalità elencate in questa sezione è disponibile su Microsoft To Do, il che rende Todoist più adatto agli utenti più esperti come le aziende.

Compatibilità del dispositivo

Microsoft To Do e Todoist sono app multipiattaforma, ma Todoist funziona su più dispositivi rispetto a To Do.

Puoi utilizzare To Do su Windows, Mac, Android, iOS e sul Web. Todoist è disponibile su tutte le piattaforme, inclusi Linux, Wear OS e Apple Watch.

Oltre all'app mobile, puoi aggiungere il widget Todoist sul tuo iPhone, iPad o dispositivo Android..

Todoist consente anche di creare direttamente attività dalle email tramite il componente aggiuntivo Gmail, l'estensione Gmail e il plug-in Outlook. Puoi anche utilizzare Todoist dal tuo browser: ha estensioni Chrome, Edge, Firefox e Safari.

Prezzi

Microsoft To Do è completamente gratuito. Todoist ha un piano gratuito ma blocca alcune delle sue funzionalità nei piani Pro e Business. Il piano gratuito consente solo fino a 5 progetti attivi, 5 collaboratori per progetto, caricamenti di file fino a 5 MB, 3 filtri e cronologia delle attività di 1 settimana.

La versione gratuita funziona bene per uso personale, ma gli utenti aziendali quasi sicuramente vorranno ottenere uno dei piani a pagamento.

Il piano Pro di Todoist costa $ 4 al mese mentre il piano Business costa $ 6 al mese, a condizione che tu paghi per l'intero anno.

Qual ​​è quello giusto per te: Todoist e Microsoft To Do

Entrambe le app hanno i loro casi d'uso.

Microsoft To Do è l'ideale se desideri semplicemente utilizzare l'approccio GTD (Finire di fare le cose ) per le attività personali. Non hai bisogno della lunga serie di funzionalità di Todoist per rendere la tua lista della spesa più complessa di quanto dovrebbe essere.

Se stai cercando qualcosa di più della capacità di creare e completare attività, come collaborare alle attività taggando i tuoi compagni di squadra o integrandoti con altre app aziendali, potresti prendere in considerazione Todoist.

È la scelta perfetta quando non desideri un'app di gestione dei progetti completa come Asana. Qualcosa di abbastanza potente da gestire attività aziendali e collaborazione.

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