Stai cercando un modo per tenere traccia delle modifiche apportate a un foglio di calcolo di Excel? Ci sono molti casi in cui devi distribuire un file a più persone e tenere traccia di quali modifiche sono state apportate. Potresti voler monitorare quando è stata apportata la modifica, chi ha apportato la modifica, in quale cella si è verificata la modifica e quali dati sono stati modificati.
Excel dispone di funzionalità di tracciamento integrate in grado di gestire tutti i casi sopra descritti . Puoi facilmente rivedere tutte le modifiche direttamente sul foglio di lavoro e puoi anche accettare o rifiutare ogni modifica. Ci sono alcuni punti da ricordare sulle funzionalità di tracciamento di Excel:
1. Attivare il monitoraggio non significa che è possibile ripristinare il foglio di calcolo indietro nel tempo a uno stato precedente annullando le modifiche. È fondamentalmente un file di registro che registra tutto e basta. Puoi andare manualmente a vedere quali dati sono stati eliminati o aggiunti, ma dovrai apportare tu stesso le modifiche al foglio di lavoro.
2. Attivare il tracciamento non significa che ogni singola modifica effettuata verrà registrata. Tutti i dati memorizzati in una cella vengono tracciati, ma altre modifiche come la formattazione non lo sono. Altre modifiche non tracciate includono nascondere / nascondere righe e colonne, commenti e valori di cella che cambiano a causa del ricalcolo di una formula.
3. La cronologia delle modifiche viene mantenuta per 30 giorni per impostazione predefinita. Se apporti modifiche a un foglio di lavoro Excel e quindi apri di nuovo la cartella di lavoro 45 giorni dopo, potrai vedere la cronologia delle modifiche per tutti i 45 giorni fino alla chiusura della cartella di lavoro. Quando lo chiudi, qualsiasi cronologia delle modifiche precedente a 30 giorni non sarà più disponibile. Ciò significa che la prossima volta che lo apri, non sarai in grado di vedere quel cambiamento che avevi fatto 45 giorni prima.
4. Ogni volta che si attiva il monitoraggio, la cartella di lavoro diventa una cartella di lavoro condivisa. Ciò significa che più utenti apporteranno modifiche al documento.
Ora che conosci le nozioni di base su come funziona il tracciamento in Excel, parliamo di come abilitarlo, modificare le impostazioni e tenere traccia delle modifiche!
Abilitazione del monitoraggio
Andiamo avanti e attiviamo il monitoraggio per primi. Apri Excel e fai clic sulla scheda Rivedisulla barra multifunzione. All'estrema destra, dovresti visualizzare un'opzione chiamata Rileva modifichenella sezione Modifiche.
Fai clic sul pulsante e seleziona Evidenzia modifiche. Riceverai una finestra di dialogo in cui ora devi spuntare l'opzione "Tieni traccia delle modifiche durante la modifica. Anche questo condivide la tua cartella di lavoro ".
Hai diverse opzioni qui incluse Quando, Chie Dove. Per Quando, Tuttisignifica che ogni modifica sarà evidenziata. Hai anche la possibilità di evidenziare le modifiche dall'ultima volta che hai salvato il documento, a partire da una data specifica o modifiche che non sono state ancora esaminate.
Se controlli Chi, puoi scegliere di tenere traccia delle modifiche apportate da chiunque o delle modifiche apportate da tutti tranne te. L'opzione Doveti consente di tenere traccia delle modifiche solo per una parte specifica del foglio di lavoro. Fai clic sul pulsante a destra e seleziona l'intervallo di celle di cui vuoi tenere traccia.
Infine, puoi deselezionare l'opzione Evidenzia le modifiche sullo schermose non vuoi che altri sappiano che stai monitorando le modifiche. Per impostazione predefinita, una volta avviato il monitoraggio e questa opzione è selezionata, qualsiasi cella modificata mostrerà una piccola freccia in alto a sinistra per indicare che è stata modificata.
Inoltre, se fai clic su una cella modificata (con Evidenzia modifiche sullo schermoattivata), visualizzerai una piccola finestra popup che mostra da quale valore è stato modificato e modificato e in che modo tempo. Se deselezioni l'opzione Evidenzia modifiche sullo schermo, quel piccolo triangolo nero non verrà visualizzato.
Quindi cosa puoi fare, ad esempio , è nascondere le modifiche sullo schermo non controllando la casella, inviare il file a tutti coloro che devono apportare modifiche e quando lo si ritorna, basta andare su Monitora le modifichee ricontrollare il box.
Configura tracciamento
Il prossimo passo è dare un'occhiata alle impostazioni per il monitoraggio e regolarle in base alle tue esigenze. Per fare ciò, fai clic sul pulsante Condividi cartella di lavoroche si trova direttamente a sinistra del pulsante Monitora le modifiche. Fai clic sulla scheda Avanzatequando viene visualizzata la finestra di dialogo Condividi cartella di lavoro
qui puoi modificare il numero di giorni per mantenere la cronologia delle modifiche in un valore diverso da 30 giorni. Per impostazione predefinita, le modifiche vengono aggiornate quando il file viene salvato, ma è possibile farlo in modo che venga eseguito automaticamente ogni pochi minuti. Infine, puoi scegliere il modo in cui vuoi gestire i conflitti: o se ti viene chiesto o semplicemente l'ultima modifica quando salvi il file.
Visualizzazione delle modifiche
Una volta attivato il monitoraggio e apportato alcune modifiche, puoi fare nuovamente clic sul pulsante Traccia modifiche, fare clic su Evidenzia modifiche e noterai che la casella Elenco modifiche su un nuovo foglionon è più disattivata.
Controllare quello e fare clic su OK. Verrà aggiunto un nuovo foglio di lavoro denominato Cronologiache ti consentirà di visualizzare tutte le modifiche apportate a tale cartella di lavoro.
A un certo punto dovrai approvare o rifiutare le modifiche. Puoi rivedere tutte le modifiche e quindi scegliere e scegliere quali vuoi tenere o scartare.
Fai di nuovo clic su Rileva modifichedi nuovo e seleziona Accetta / Rifiuta modifiche . Seleziona le opzioni per scegliere quali modifiche vuoi accettare o rifiutare. Se desideri esaminare tutte le modifiche, lascia selezionata la casella Quandoe assicurati che sia impostata su Non revisionato.
Fai clic su OK ed Excel inizierà a mostra ogni modifica apportata e ti offre l'opzione Accettao Rifiuta. Puoi anche Accetta tuttoo Rifiuta tutto, se lo desideri.
Se rifiuti una modifica, ritornerà immediatamente a ciò che era originariamente in quella cella. Vale la pena notare che se un'altra cella fa riferimento al contenuto della cella rifiutata, quel valore cambierà anche quando il valore della cella di riferimento verrà ripristinato. Ciò può causare l'interruzione delle formule, ecc. Quindi fai attenzione.
Questo è tutto! Ora puoi tenere traccia di tutte le modifiche apportate al foglio di calcolo Excel facilmente utilizzando questa funzione integrata. Se hai domande, pubblica un commento. Buon divertimento!