Inbox Zero. Due parole che vengono sussurrate senza fiato dai minimalisti e dai salvavita, come se fosse il Santo Graal. Come se tutti i problemi del mondo sarebbero risolti se in qualche modo riuscissi a gestire quelle 15.000 e-mail non lette nella tua posta in arrivo.
Indicato come l'atto di cancellare completamente la tua posta in arrivo, Inbox Zero è diventato un po ' un'ossessione per alcuni, e devo ammettere di essere stato morso dall'insetto stesso. C'è qualcosa di intensamente gratificante nel cancellare tutte le email. La psicologia ne solleva un peso dalle spalle, come se non fossi tenuto prigioniero nella tua casella di posta. Che sei tu il responsabile.
Ma come si arriva a quella posizione esaltata di Inbox Zero?
“Is: unread” Is Your Friend
Per motivi di semplicità, suppongo usi Gmail come provider di posta elettronica. Ma questi suggerimenti funzioneranno più o meno con qualsiasi piattaforma e-mail.
Accedi alla tua e-mail e nella barra di ricerca, digita è: non letto
Questo fa apparire naturalmente ogni email non letta che si trova nella tua account. Ora si tratta di passare sistematicamente e diradare il grano dalla paglia.
Continua ad andare per amici, familiari, colleghi e così via. Man mano che le e-mail di queste persone iniziano a essere reindirizzate su quelle etichette, la tua casella di posta inizierà a diradarsi.
Inizia a eliminare
Mettere le e-mail in etichette semplicemente le sposta in un'altra area. Non risolve il problema stesso. Più di uno scenario “lontano dagli occhi, lontano dal cuore” che dovrebbe essere evitato.
Suggerirei di eliminare tutto ciò che non è stato letto che risale a più di un mese fa. Per le persone con migliaia di e-mail, questa potrebbe essere una mossa radicale, ma pensaci. Se l'e-mail riguardasse qualcosa di veramente importante, avresti ricevuto di nuovo una risposta dalla persona più di recente. Se è stato più di un mese fa e la persona non ha più menzionato l'argomento, probabilmente è sicuro annusare quella conversazione a 100 thread sul barbecue aziendale.
Ora ti resta solo un mese di e-mail da gestire, che è molto più gestibile. Vai sul retro di Tutti i messaggie inizia a scorrere in ciascuno di essi.
Prima di iniziare, vai su la tua sezione Labs e attiva Avanzamento automatico. Quindi, quando hai eliminato o trattato una e-mail, invece di tornare alla posta in arrivo, verrai reindirizzato alla posta elettronica successiva. Molto più veloce.
Ci vorrà del tempo, e ovviamente avrai nuove e-mail in arrivo dopo. Ma avere i filtri impostati significa che quelle nuove e-mail non intaseranno la tua casella di posta e ci sarà una parvenza di ordine in avanti.
Come impedire alle cose di sfuggire al controllo Il futuro
Dopo aver portato la tua email in Inbox Zero o vicino ad essa, devi tenerla lì. Ci sono alcune cose che puoi fare per assicurarti che il conteggio non letto non inizi di nuovo a salire.
Passa le tue newsletter a RSS o social media
Se usi RSS, un'ottima alternativa alle newsletter via e-mail è invece eseguirli attraverso un lettore RSS. Un'app Web gratuita che puoi utilizzare per questo è “Uccidi la newsletter! ”
Genera in modo casuale un indirizzo e-mail per iscriverti alla newsletter, quindi imposta un indirizzo RSS collegato da inserire nel tuo lettore RSS. Quindi quando esce la newsletter, apparirà nel tuo feed RSS anziché nella tua casella di posta elettronica. Funziona come un fascino.
Un'alternativa è seguire la persona o l'azienda attraverso i loro profili sui social media. Ma se pubblicano ogni giorno un elevato volume di aggiornamenti di stato, le possibilità di perdere qualcosa sono alte.
Incoraggia le persone a contattarti tramite i social media
Chiedi alle persone di:
Incoraggia le persone all'istante Messaggio
Oltre ai programmi di chat sui social media, puoi anche chiedere alle persone di contattarti via Skype, Segnale e WhatsApp.
Usa Pocket per i link che hai inviato a te stesso
Molte persone - e io sono stato colpevole di questo me stesso - usano l'e-mail come discarica per i link che vuoi conservare in seguito. Ciò può includere interessanti articoli online o cose che desideri acquistare.
Invece di intasare la tua casella di posta, perché non usare Tasca o Instapaper per raccoglierli per te? Consiglio vivamente Pocket ed è uno dei pochi servizi premium che ho pagato.
Mantenere Inbox Zero è uno sforzo continuo e senza fine. Mantieni i filtri e-mail ottimizzati, sii selettivo in ciò a cui ti iscrivi e continua a contrassegnare e-mail indesiderate come spam. Il momento in cui smetti di fare lo sforzo è quando vedrai che quel conteggio non letto si insinua di nuovo.