Avere un indirizzo email è come avere un numero di telefono: una volta uscito nel mondo, non vorrai cambiarlo.
A parte il 30% stimato di indirizzi email che cambiano ogni anno, la maggior parte dei quali sono email aziendali, la maggior parte delle persone probabilmente non vorrebbe affrontare la seccatura di trasferire i contatti, reindirizzare le persone al nuovo indirizzo email, o cercare tutti i siti, abbonamenti e fatturatori per aggiornare il loro indirizzo e-mail in archivio.
Tuttavia, a volte le persone hanno un buon reasonto per fare un massiccio spostamento da un locale digitale all'altro. Potrebbe essere che il tuo provider di posta elettronica sia obsoleto e non riesca a tenere il passo con i moderni paragoni; o maybeyour provider sta chiudendo le porte e devi trovare una nuova casa.
La maggior parte delle persone no ho davvero una buona idea di cosa c'è là fuori e cosa differenzia un servizio di posta elettronica da un altro. Ma il fatto è che Microsoft Outlook e Google Gmail sono diventati le due piattaforme più esemplari per gestire quello che è quasi diventato un aspetto essenziale della vita.
Cosa rende questi due provider di posta elettronica migliori, peggiori, diversi o uguali se confrontati? Quando si tratta di piani personali, le sfumature tra Outlook e Gmail sono probabilmente significative per la maggior parte degli utenti. Ecco perché, qui, ci concentreremo sul confronto del piano aziendale basato su abbonamento di ciascun servizio, in modo da poter decidere quale ha più senso per te, la tua azienda e i tuoi dipendenti.
Aspetto, sensazioni e costi
Allontaniamoci. Outlook e Gmail offrono interfacce molto diverse. Per dirla semplicemente, Outlook mantiene una sensazione corporea, mentre Gmail offre qualcosa di un po 'più creativo e simile all'avvio. Se Outlook è la versione moderna delle comunicazioni aziendali, Gmail è postmoderno.
L'interfaccia di Outlook è ricca di opzioni e funzionalità personalizzabili, molte delle quali tu o i tuoi dipendenti non finirete mai di usarle. Mentre Gmail offre il proprio set di funzionalità, nel complesso è un'esperienza utente molto più semplice focalizzata sulla fornitura degli elementi essenziali necessari per essere efficienti.
Quando si tratta di acquistare questi servizi di posta elettronica, si stanno effettivamente acquistando le suite con cui vengono fornite, Microsoft Office 365 e Google G Suite. Una cosa da tenere a mente è che Office 365 richiede un impegno annuale, anche se ti viene addebitato un importo mensile. G Suite è puramente un piano di abbonamento mensile basato sull'organico. Ecco come costano questi prezzi per utente al mese.
| Office 365 | G Suite |
| Office 365 Business Essentials: $ 5 | G Suite Basic: $ 6 |
| Office 365 Business: $ 8,25 | G Suite Business: $ 12 |
| Office 365 Business Premium: $ 12,50 | G Suite Enterprise: $ 25 |
Tool Suite
Ancora una volta, quando acquisti Outlook o Gmail for Business, stai davvero acquistando molto più di un semplice servizio di posta elettronica. Stai acquistando una suite di strumenti, di cui l'email è solo uno.
Quando si tratta di ciò che rende Office 365 e G Suite diversi, è davvero un confronto tra un operatore storico e il suo distruttore. Tratteremo più di ciò che rende queste due suite uguali e diverse in un prossimo articolo, ma qui ci sono alcuni degli aspetti contrastanti che spiccano.
Microsoft Office 365
Noi tutti hanno usato Microsoft Word, Excel e PowerPoint. Questi sono i principi fondamentali di Office, ma Office 365 offre anche. Oggi, questi tre programmi sono disponibili online, non solo come pittogrammi da scrivania, facilitando il salvataggio e la condivisione del lavoro svolto in essi. Inoltre, 365 ti offre:
Queste poche app offrono ampie capacità che sono arrivate a definire il modo in cui le aziende operano internamente su scala digitale. È un grande vantaggio che Microsoft abbia consolidato con successo così tanto questi strumenti per semplificare l'esperienza che offre alle aziende.
Google G Suite
Mentre G Suite offre la propria gamma di applicazioni che sono alla pari con i prodotti di base di Microsoft - e altro ancora. Le alternative di GSuite a Word, Excel e PowerPoint sono Documenti, Fogli e Diapositive. Ma G Suite offre ancora di più che sarebbe utile per qualsiasi azienda:
Chiaramente, c'è molto da considerare qui. Outlook si consolida molto nelle poche ma robuste applicazioni che offre. Google offre una gamma apparentemente molto più ampia di funzionalità distribuite su diverse applicazioni, alcune delle quali Office 365 non offre affatto.
Organizzazione
Quando sei in affari, le email non si fermano e sono più che semplici veicoli per conversare. Le e-mail sono vasi di conoscenza che i professionisti utilizzano per prendere decisioni aziendali, alcune delle quali critiche per l'ammissione. Se non riesci a mantenere le conversazioni e le informazioni prioritarie e organizzate, sarà difficile lavorare in modo efficace ed efficientela velocità degli affari ed evitare di compromettere i risultati di qualità.
Outlook
Se pensi ai metodi organizzativi, pre-digitali tradizionali, probabilmente ti vengono in mente cartelle e file. L'asigigazione è essenzialmente il processo di prendere attività tangibili e di attirarle in processi digitali, si potrebbe presumere naturalmente che la creazione di cartelle e file di posta elettronica sia il naturale corso d'azione.
Ecco come funziona Outlook. Utilizza un sistema di cartelle tradizionali e consente di classificare le e-mail all'interno di tali cartelle utilizzando schede colorate, proprio come si farebbe con un file espandibile. Puoi creare molte cartelle e sottocartelle come desideri. Outlook fa anche del suo meglio per dare priorità alle e-mail filtrando quelle che considereresti disordinate. Questi vanno nella cartella Clutter per stare lontano dalla tua strada fino a quando non sei pronto per vederli.
Gmail
Nella descrizione, può apparire come se ci fosse solo una leggera sfumatura tra il modo in cui Gmail e Outlook organizzano la posta elettronica; tuttavia, nell'utilizzare attivamente il sistema di Gmail, il metodo di organizzazione e definizione delle priorità è notevolmente diverso.
Invece di astrarre il tradizionale metodo "cartella, file", Gmail utilizza le etichette. Puoi taggare i messaggi con multiplelabel, piuttosto che metterli in una cartella.
Puoi personalizzare Gmail per mostrare prima le email importanti, non lette e speciali. Può anche filtrare automaticamente le e-mail per Primario, Social, Promozioni, Aggiornamenti e Forum. Questa prioritizzazione e il sistema organizzativo rendono davvero facile identificare quali e-mail sono le più importanti per te e raggiungerle rapidamente.
Nonostante queste differenze in Gmail, ciò che è interessante è se usi Gmail attraverso un altro client di posta elettronica ( come Outlook) le sue etichette verranno visualizzate come cartelle. In un certo senso, ciò rende Gmailmore versatile e in grado di fornire un'esperienza utente più flessibile.
Cerca
La ricerca va di pari passo con l'organizzazione quando si tratta di e-mail. Se non riesci a trovare in modo rapido ed efficiente le informazioni che ti servono, che sono potenzialmente sepolte in un'e-mail di mesi fa, finirai per perdere tempo prezioso a cercare cose invece di intraprendere azioni.
Outlook
La funzione di ricerca di Outlook è abbastanza buona da poter dare la caccia alle e-mail in tutte le cartelle, incluse migliaia di e-mail nella cartella Eliminata, in base alla parola chiave e all'indirizzo e-mail. Dove a volte Outlook può non essere all'altezza è la precisione.
La ricerca di una parola chiave non sempre richiama l'e-mail o le e-mail corrette, e c'è sempre la possibilità che Outlook estragga solo alcune e-mail selezionate da una catena, ma tralasciando l'unica e-mail di cui hai bisogno. funziona bene per la maggior parte del tempo, sicuramente non utilizza il samelevel della funzionalità di ricerca come servizio di posta elettronica di Google.
Gmail
La funzionalità di ricerca di Gmail è permeata diIl potere di ricerca di Google, motivo per cui Gmail è stato creato in primo luogo: fornire un servizio di posta elettronica che funziona come il motore di ricerca di Google. Non solo puoi cercare in termini semplici e avere la certezza che Gmail fornirà i corretti risultati, ma puoi anche utilizzare operatori di ricerca avanzata come “da :,” “a:,” “scorciatoia :,” e molti altri che possono aiutarti a trovare specificamente cosa hai bisogno.
Richiamo e-mail
Mentre ci sono diverse caratteristiche chiave che sia Gmail che Outlook offrono a vari livelli di funzionalità dettagliata, la funzione onmajor ognuna delle quali fa abbastanza diversamente è il richiamo della posta elettronica. La differenza di inattività vale la pena evidenziare perché la maggior parte delle persone, ad un certo punto, sperimenta la situazione snervante dell'invio di e-mail sbagliate alla persona sbagliata o inviando qualcosa che non dovrebbero avere affatto.
Outlook
Outlook è ottimo per il richiamo della posta elettronica esostituisci. Finché l'indirizzo e-mail a cui hai inviato un'e-mail è ospitato su Microsoft Exchange, l'effettivo servizio di posta elettronica su cui è in esecuzione Outlook, hai la possibilità di eliminare e sostituire qualsiasi messaggio non letto.
Naturalmente, se l'e-mail è già stata aperta, non è possibile richiamarla o sostituirla, ma avere questa capacità con i messaggi non letti potrebbe salvarti dall'imbarazzo in caso di invio di qualcosa che non dovresti avere o aiutare rinvii un'e-mail migliore con più chiarimenti piuttosto che inviare e-mail di follow-up che elaborano una delle precedenti invii.
Gmail
Gmail non è abbastanza basso qui rispetto a Outlook. In effetti, Gmail non offre nemmeno il legittimo richiamo delle email. Invece, hai pochi secondi dopo l'invio di un'e-mail per annullare l'invio. È possibile attivare o disattivare e regolare il tempo di annullamento per durare fino a 30 secondi. Se non sei abbastanza veloce, quel bambino è andato per sempre.
Chi è il re dell'e-mail?
Quando si tratta di scegliere quale servizio di posta elettronica è il migliore per la tua attività, Outlook e Gmail offre entrambi ciò di cui hai bisogno, uno a volte meglio dell'altro. L'email è solo l'inizio.
Sono i sistemi più grandi di cui ciascuno appartiene - Office 365 e G Suite - che fanno davvero la differenza nel modo in cui opera la tua azienda. Tratteremo le differenze tra questi due toolkit in un prossimo articolo in modo che tu possa davvero decidere quale sia la migliore per la tua attività.