Nella tua vita professionale l'e-mail è probabilmente uno dei mezzi di comunicazione più importanti. Lo fai su base giornaliera e se sei qualcosa come me, ci stai affogando.
Certo, puoi dedicare una o due ore al giorno in particolare alla gestione della tua e-mail. Ma se impieghi almeno 10 minuti per ogni risposta, la posta elettronica occuperà presto l'intera giornata e la disattivazione delle notifiche di Gmail non ti salverà.
Ecco perché imparare a scrivere e-mail professionali che ricevono risposte E non impiegano più di qualche minuto a scrivere è essenziale. Fortunatamente, oggi non devi essere un grande scrittore o un guru della produttività per riuscirci. Si tratta solo di trovare la giusta strategia e una serie di strumenti per seguirla.
Imposta modelli e-mail (risposte predefinite)
La creazione di modelli e-mail è un ottimo modo per risparmiare tempo per coloro che spesso ricevono le stesse domande o commenti tramite e-mail. Prenditi un giorno per impostare risposte predefinite e non dovrai più scrivere le stesse risposte dieci volte al giorno. Sia Gmail che Outlook hanno questa funzione, che ti aiuterà a risparmiare tempo e ad automatizzare la tua posta elettronica gratuitamente.
Ecco come impostare modelli professionali di posta elettronica in Gmail in pochi clic:
Tu può creare modelli per le risposte che contengono paragrafi lunghi e risposte rapide di 2-3 frasi. Sarai sorpreso da quanto tempo ti salveranno in futuro.
Email di rete
Nel caso in cui il tuo problema non stia utilizzando i modelli di email ma li stia creando, dai un'occhiata a Networking Email. È uno strumento web con decine di modelli di email che può aiutarti a far crescere la tua rete professionale.
Creato da Resume Worded, Networking Email è un'ottima risorsa per ottimizzare la tua comunicazione. Alcuni esempi dei modelli che offrono includono presentazioni a freddo / a caldo, seguito da un non rispondente e persino scrivendo note di ringraziamento.
Ogni modello include anche suggerimenti e suggerimenti utili che possono migliorare ulteriormente la comunicazione con il destinatario.
Puoi usare il pulsante di ricerca o sfogliare l'elenco per trovare l'e-mail giusta. Quindi non resta che copiare e incollarlo nella finestra del messaggio e modificare alcuni dettagli.
Word Counter Plus
Se sei qualcuno che scrive più di 10 e-mail al giorno, è essenziale mantenerne alcune brevi e dolci. Quindi, se finisci spesso con e-mail troppo lunghe, potresti prendere in considerazione l'uso di uno strumento di conteggio parole per fermarti. Un'estensione per Chrome Word Counter Plus può fare al caso tuo.
Evidenzia il testo nella tua email e ottieni il numero di parole e caratteri che hai usato con un clic. Quindi puoi continuare o continuare a scrivere la tua e-mail o racchiuderla prima che diventi un due parti.
DraftMap
Puoi trovare molti ottimi strumenti che possono aiutarti a scrivere meglio e quindi a ridurre il tempo dedicato alla correzione di bozze e alla riscrittura delle tue e-mail. DraftMap è uno di questi. Pensa a Grammarly o Hemingway, inoltre verifica la ripetizione inutile delle parole e ti aiuta a seguire uno stile di scrittura.
Questa estensione di Chrome ti dà suggerimenti in tempo reale sulla tua scrittura che sono codificati a colori. Ti aiuterà a evitare l'uso di voce passiva, errori di battitura, cliché e consigli sulla leggibilità della tua email. Tutti i suggerimenti si basano sulle regole di scrittura di Ernest Hemingway. DraftMap è particolarmente utile in quanto tutti i processi avvengono direttamente nella casella di composizione della tua email.
Non preoccuparti se hai ancora parole evidenziate dopo aver finito di modificare la tua email. Il destinatario non vedrà i colori, i suggerimenti sono visibili solo a te.
La tua email potrebbe essere migliore
La tua e-mail potrebbe essere migliore è uno strumento online progettato per ridurre il tempo dedicato alla gestione delle e-mail educando tutti sulle migliori pratiche e-mail.
Quando scrivi un'email professionale segui determinate regole. Come assicurarsi che il tuo messaggio abbia una riga dell'oggetto chiara o tralasci gli allegati non necessari. Sarai sorpreso dalla frequenza con cui le persone infrangono queste regole, il che alla fine si traduce in entrambe le parti che impiegano più tempo e sforzi.
La tua email potrebbe essere migliore ha un elenco di 10 errori comuni. Ciascuno dei punti viene fornito con una spiegazione ed esempi su come migliorare la tua e-mail. Questo può tornare utile nel caso in cui desideri informare i tuoi colleghi di tali regole ma non sai come farlo. Puoi usare le tue parole o inviare loro un link alla tua email potrebbe essere migliore per illustrare il tuo punto.
Tutti desideriamo che la nostra email sia completamente automatizzata e non richieda alcuna attenzione. Anche se oggi non è esattamente possibile, ogni piccolo aiuto. Indipendentemente dal fatto che si stia riducendo la lunghezza della posta elettronica o il momento in cui si sta scrivendo, una volta stabilite alcune regole, si noteranno i primi miglioramenti.
Se non riesci a smettere di scrivere email che richiedono molto tempo, forse è tempo di rinunciare completamente alla posta elettronica. Prova a utilizzare il Customer Relationship Manager (CRM) o Invece, scambia messaggi con i tuoi colleghi. Se non altro, ti aiuterà a dedicare meno tempo alle email.