Se hai mai creato un documento in cui hai utilizzato segnaposto di testo, apprezzerai questa funzionalità di Google Documenti. Utilizzando uno Smart Chip variabile, puoi inserire un segnaposto, assegnarne il valore e aggiornarlo automaticamente in tutto il documento.
Invece di preoccuparti di componenti aggiuntivi o app di terze parti, puoi migliorare il tuo flusso di lavoro durante la creazione di vari tipi di documenti con la variabile Funzionalità del chip intelligente.
Nota: al momento della stesura di questo documento, Variable Smart Chip è disponibile per i clienti Google Workspace Business Standard e Plus, Enterprise Standard e Plus, Education Plus e Nonprofit. Si spera che prima o poi Google porterà la funzionalità negli account Google personali.
Informazioni sui chip intelligenti variabili
Come accennato, il Variable Smart Chip è un segnaposto di testo che puoi inserire nel tuo documento. Questo è l'ideale per il testo che desideri che qualcun altro aggiunga come nome o cognome, indirizzo o numero di telefono. Puoi anche utilizzare le variabili per le cose che devi aggiungere ma che stai aspettando, come il titolo di un prodotto, una data o l'indirizzo di un sito web.
Sia che utilizzi le variabili per te stesso o per un'altra persona con cui condividi, queste ti consentono di creare il tuo documento e di aggiungere tali elementi in un secondo momento.
Una volta aggiunta una variabile, puoi assegnarne il valore, il testo, in qualsiasi momento. Quindi, ogni punto in cui utilizzi la variabile nel documento si aggiorna con quel valore.
Diamo un'occhiata a come inserire e utilizzare le variabili in Google Documenti con un paio di esempi.
Come inserire uno smart chip variabile
Per aggiungere un Variable Smart Chip al tuo documento, segui questi semplici passaggi.
Puoi aggiungere più variabili per altri elementi al tuo documento nello stesso modo. Tieni presente che le variabili aggiuntive devono essere utilizzate per elementi diversi. Ad esempio, puoi creare una variabile per il nome e una seconda variabile per l'indirizzo.
Riutilizza uno smart chip variabile
Lo scopo della variabile è posizionarla nel documento dove ne hai bisogno e quindi aggiornarla con il suo valore quando sei pronto.
Per inserire la stessa variabile in un'altra posizione, esegui una delle seguenti operazioni:
Assegna un valore a una variabile
Una volta aggiunta una variabile al documento, puoi assegnarne il valore in qualsiasi momento. Il valore è il testo che desideri utilizzare. Puoi farlo nella variabile stessa o nella barra laterale.
Aggiungi testo utilizzando la variabile
Per assegnare un valore alla variabile sul posto, seleziona la Variabilee inserisci il testo che desideri utilizzare. Ciò salva automaticamente il valore in quella variabile.
Aggiungi testo utilizzando la barra laterale
Per assegnare un valore nella barra laterale Variabili, seleziona la Variabile e utilizza l'icona Apri nella barra lateralenella barra degli strumenti visualizzata oppure vai su Strumenti>Variabilinel menu.
Seleziona Nessun valoresotto il nome della variabile. Vedrai la variabile nel tuo documento vuota e pronta per inserire il testo. Una volta fatto, utilizza Invioo Invioper salvarlo.
Dopo aver assegnato un valore alla tua variabile, vedrai questo aggiornamento in ogni posizione in cui inserisci la variabile nel tuo documento, che è l'intento dello Smart Chip.
Rinomina una variabile
Poiché i nomi predefiniti per le variabili non sono ovvi, potresti voler dare loro nomi più significativi. Ciò è particolarmente utile se crei diverse variabili per il tuo documento.
Apri la barra laterale Variabili, posiziona il cursore sulla variabile che desideri rinominare e seleziona l'icona Modifica nome(matita)..
Quando viene visualizzato il popup di ridenominazione, assegnagli un nuovo nome e seleziona Salva.
Vedrai quindi il nome aggiornato nella barra laterale, nell'elenco delle variabili da inserire e all'interno della Variabile stessa finché non ne assegni il valore.
Rimuovi una variabile
Se decidi di non voler più utilizzare una variabile, puoi eliminarla. Tieni presente che ciò rimuoverà la variabile e il suo valore, se assegnato, da ogni posizione nel tuo documento.
Apri la barra laterale delle Variabili, posiziona il cursore sulla variabile che desideri rimuovere e seleziona l'icona Elimina definizione variabile(cestino).
Nel popup di conferma, seleziona Eliminaper rimuovere la variabile.
Esempi di utilizzo per le variabili in Google Documenti
Se ti stai chiedendo come utilizzare le variabili per i tuoi scopi, abbiamo un paio di esempi.
Testo di marketing
Qui stiamo creando un documento per il nuovo prodotto del nostro cliente. Non abbiamo ancora il nome del prodotto o l'indirizzo del sito web, quindi inseriamo invece le variabili per questi due elementi. Con la barra laterale Variabili aperta, puoi vederle con bordi blu in tutto il testo.
Una volta che il nostro cliente ci fornisce questi dettagli, assegniamo semplicemente i valori alle variabili e il nostro documento si aggiorna automaticamente. Tali variabili quindi visualizzano il testo e i bordi grigi.
Quando chiudi la barra laterale Variabili, noterai che queste variabili appaiono proprio come il resto del testo senza bordi.
Documenti condivisi
Nel prossimo esempio, abbiamo un documento che vogliamo che qualcun altro completi con i suoi dettagli. Impostiamo le variabili per nome, cognome, indirizzo, numero di telefono e data.
Quando condividiamo il documento, il destinatario seleziona semplicemente ciascuna variabile e inserisce le proprie informazioni. Le variabili utilizzate più di una volta si aggiornano automaticamente.
Abbiamo quindi il nostro documento completato in cui le variabili appaiono come qualsiasi altro testo.
Nota: se condividi un documento utilizzando le variabili con più di una persona, i valori assegnati verranno aggiornati ad ogni modifica. Per evitare ciò, puoi chiedere a ciascuno dei tuoi destinatari di crearne una copia per le proprie modifiche.
Risparmia tempo, riduci al minimo gli errori e organizza.
Google ha introdotto diversi nuovi Smart Chip nell'ultimo anno dall'introduzione della funzionalità Smart Canvas. Puoi aggiungere un evento del calendario utilizzando un chip Data, collegarti a un nome di file con il chip File e includere i dettagli di contatto con il chip Persone.
Ora puoi risparmiare tempo digitando sempre lo stesso testo e ridurre il rischio di errori di battitura e organizzare il tuo documento utilizzando il Variable Smart Chip in Google Documenti. Tieni a mente questa pratica funzionalità per il tuo prossimo documento.
Per altri modi per risparmiare tempo nelle app Google, guarda come utilizza un elenco a discesa in Fogli Google..