Se sei abituato a utilizzare versioni precedenti di Excel, le opzioni di formattazione condizionale in Excel 2007, 2010 e 2013 ti stupiranno. Allora, perché dovresti preoccuparti di usare la formattazione condizionale? Bene, ecco un paio di motivi per cui mi piace usare questa funzionalità di Excel:
1. Per rendere i tuoi dati visivamente più accattivanti.
2. Per rendere i tuoi fogli di lavoro più facili da capire a colpo d'occhio.
3. Per identificare determinati tipi di numeri per un aiuto nella risoluzione dei problemi.
4. Per aiutarti a trarre conclusioni dai tuoi dati.
5. Per visualizzare visivamente all'utente cosa è "buono" o "cattivo" usando verde e rosso.
Ora puoi usare la formattazione condizionale per formattare ogni cella in un intervallo in base ai tuoi criteri (e lì ci sono molte opzioni di formattazione tra cui scegliere). Ad esempio, se si dispone di un foglio di profitto e si desidera codificare tutti i profitti superiori a $ 200 come verdi e tutti i profitti inferiori a $ 200 come giallo e tutte le perdite come rosso, è possibile utilizzare la formattazione condizionale per eseguire rapidamente tutto il lavoro per voi .
Formattazione condizionale in Excel
La formattazione condizionale consente di formattare quantità significative di dati in modo rapido e semplice, pur rimanendo in grado di distinguere diversi tipi di dati. È possibile creare regole per le opzioni di formattazione che consentiranno a Microsoft Excel di eseguire automaticamente la formattazione automatica. Devi solo seguire tre semplici passaggi.
Passaggio 1:seleziona le celle che desideri formattare.
Passaggio 2:Fai clic sul pulsante Formattazione condizionalesotto il menu Home, sezione Stili.
Passaggio 3:seleziona le tue regole. Esistono Regole evidenziazione cellee Regole alto / bassonella parte superiore che ti consentono di fare confronti con i valori. Per questo esempio, abbiamo imposto tre regole. Il primo era che qualsiasi valore superiore a $ 200 era verde.
Vale la pena notare che solo la sezione Regole celle evidenziate può essere utilizzata anche per confrontare un set di dati con un altro set di dati. Tutto il resto utilizzerà solo il set di dati che hai evidenziato e confronta i valori tra loro. Ad esempio, quando si utilizza la regola Maggiore di, posso confrontare i valori da A1 a A20 con un numero specifico oppure posso confrontare A1 con A20 con B1 con B20.
La stessa logica è stata applicata alla seconda e alla terza regola. La seconda regola era che qualsiasi cosa tra $ 0 e $ 200 era formattata in giallo. La terza regola era che qualcosa di meno di $ 0 era formattato in rosso. Ecco come appare una porzione del foglio di lavoro finito.
Se non ti piacciono queste opzioni di formattazione, Excel ha molte nuove formattazioni condizionali diverse opzioni che è possibile utilizzare da. Ad esempio, puoi inserire icone come frecce colorate (Set di icone), grafici a barre come nel secondo esempio (Barre dati) o persino un intervallo di colori selezionati automaticamente come nell'ultimo esempio (Scale di colori). Queste tre opzioni confrontano solo i valori dello stesso set di dati. Se selezioni A1 a A20, verranno confrontati solo quei valori tra loro.
Se tu più tardi decidi che non vuoi che le tue celle siano condizionate in modo condizionale, tutto quello che devi fare è cancellare la formattazione. Per fare ciò, seleziona il pulsante Formattazione condizionale e seleziona Cancella regole. Quindi, seleziona se vuoi cancellare le regole solo dalle celle selezionate o dall'intero foglio di lavoro.
Inoltre, se hai creato diversi regole, potresti dimenticare quali regole hai applicato a quali celle. Dal momento che è possibile applicare molte regole allo stesso insieme di celle, può diventare piuttosto confuso soprattutto se qualcun altro ha creato il foglio di calcolo. Per vedere tutte le regole, fai clic sul pulsante Formattazione condizionale e poi su Gestisci regole.
Quando avere più di una regola applicata allo stesso intervallo di celle, le regole vengono valutate in ordine da precedenza più alta a precedenza più bassa. Per impostazione predefinita, la nuova regola aggiunta avrà la precedenza più alta. È possibile modificarlo facendo clic sulla regola e quindi utilizzando i pulsanti freccia su e giù per modificare l'ordine. Inoltre, puoi fare clic sul menu a discesa in alto e vedere le regole solo per la selezione corrente o per ciascun foglio nella cartella di lavoro.
C'è anche una casella chiamata Stop se True, che non entrerò nei dettagli qui perché è piuttosto complicato. Tuttavia, puoi leggere questo post da Microsoft che lo spiega dettagliatamente.
Nuove opzioni di formattazione condizionale Excel 2010
Quasi tutto è lo stesso in Excel 2010 per quanto riguarda la formattazione condizionale inclusa in Excel 2007. Tuttavia, c'è una nuova funzionalità che lo rende molto più potente.
In precedenza avevo menzionato che evidenziare le regole delle celle sezione ti consente di confrontare un set di dati con un altro set di dati sullo stesso foglio di calcolo. Nel 2010 è ora possibile fare riferimento a un altro foglio di lavoro nella stessa cartella di lavoro. Se provi a farlo in Excel 2007, ti permetterà di selezionare i dati da un altro foglio di lavoro, ma ti darà un messaggio di errore quando proverai a fare clic su OK alla fine.
In Excel 2010, tu ora posso farlo, ma è un po 'complicato, quindi lo spiegherò passo dopo passo. Diciamo che ho due fogli di lavoro e su ogni foglio ho dati da B2 a B12 per qualcosa come il profitto. Se voglio vedere quali valori da B2 a B12 dal foglio 1 sono maggiori dei valori da B2 a B12 del foglio 2, prima selezionerei i valori da B2 a B12 nel foglio 1 e poi clic su Grande diin Highlight Cells Rules.
Ora fai clic sul pulsante di riferimento della cella che ho mostrato sopra. La casella cambierà e l'icona del cursore diventerà una croce bianca. Ora vai avanti e fai clic sul foglio 2 e seleziona SOLOcella B2. Fai NONseleziona l'intero intervallo da B2 a B12.
Vedrai che la casella ora ha un valore di = Foglio2! $ B $ 2. Dovremo cambiarlo in = Sheet2! $ B2. In pratica, basta sbarazzarsi del $che precede il 2. Ciò manterrà la colonna fissa, ma consentirà il cambio automatico del numero di riga. Per qualsiasi motivo, non ti consentirà solo di selezionare l'intero intervallo.
Fai nuovamente clic sul pulsante di riferimento della cella, quindi fai clic su OK. Ora i valori nel foglio 1 che sono maggiori del foglio 2 saranno formattati in base alle opzioni di formattazione scelte.
Speriamo che tutto ciò faccia senso! Quando si esamina Excel 2013, non sembrano esserci nuove funzionalità quando si tratta di formattazione condizionale. Come ultimo consiglio, se ritieni che le regole predefinite non corrispondano a ciò che stai cercando di ottenere, puoi fare clic sull'opzione Nuova regolae iniziare da zero. La cosa fantastica della creazione di una nuova regola è che puoi utilizzare una formula per determinare quali celle devono essere formattate, il che è molto potente.
Anche se la formattazione condizionale sembra relativamente facile e semplice in superficie, può diventare piuttosto complessa a seconda dei dati e delle esigenze. Se hai qualche domanda, sentiti libero di postare un commento. Buon divertimento!