È sempre una tragedia terribile quando qualcuno perde qualcosa di importante su cui stavano lavorando perché non ha salvato il documento correttamente. Questo accade più spesso di quanto penseresti agli utenti di Excel e Word!
Fortunatamente, Microsoft ha aggiunto molte funzionalità nell'ultimo paio di versioni che aiutano a ridurre le possibilità di perdere dati a causa di arresti anomali, interruzioni di corrente , cancellazioni accidentali, ecc. Una funzionalità è chiamata AutoRecover e la seconda funzione meno comunemente conosciuta è AutoBackup.
In questo articolo, parlerò di come configurare entrambe le opzioni in modo che i tuoi dati è il più sicuro possibile. Vorrei anche ricordare che le ultime versioni di Office ti consentono di salvare i documenti direttamente su OneDrive, una buona opzione da considerare perché sarai ancora in grado di accedere al tuo lavoro anche se il tuo disco rigido non funziona.
Salvataggio automatico Excel
La funzione Ripristino automatico è attivata per impostazione predefinita e salva automaticamente il documento automaticamente in una posizione temporanea dopo un intervallo di tempo impostato. Per visualizzare le impostazioni di salvataggio automatico, fai clic su File, quindi su Opzioni.
Fai clic su su Salvanel menu a sinistra e vedrai l'opzione AutoRecover in Salva cartelle di lavoro.
Per impostazione predefinita, le informazioni di salvataggio automatico vengono salvate ogni 10 minuti. Oltre all'intervallo, Excel deve essere inattivo per 30 secondi prima che i dati vengano salvati. Inoltre, le informazioni salvate automaticamente vengono salvate nella posizione del file AutoRecoverqui elencata. Quindi, come funziona? In pratica, diciamo che hai un foglio di lavoro come quello qui sotto e lo hai salvato.
Ora diciamo che aggiungo i seguenti dati al Foglio di calcolo Excel e attendere circa 10 minuti senza salvare il mio documento. Poiché l'intervallo di salvataggio automatico è impostato su 10 minuti, è necessario attendere almeno a lungo per il salvataggio dei dati.
Nel mio caso , Ho simulato un arresto di Excel aprendo il task manager e uccidendo il processo di Excel. Successivamente, ho riaperto Excel e ho visto immediatamente un'opzione chiamata Mostra file recuperati.
Se fai clic su quello , verrà visualizzato un elenco di file Excel che possono essere recuperati. Nel mio caso, aveva il file originale, che aveva dati solo in A1 e A2, e aveva anche il file AutoRecovered, che includeva i dati che non avevo salvato sul disco.
Cliccando su uno qualsiasi degli elementi dell'elenco si aprirà un'altra istanza di Excel che mostra i dati in quel particolare file. Nel complesso, questa è una funzionalità davvero utile per quelle volte in cui non hai salvato tutto il tuo lavoro, ma Excel termina in modo imprevisto.
Lo svantaggio principale di questa funzione è che i dati di AutoRecover sono memorizzati sullo stesso disco rigido guidare come il tuo file, quindi se qualcosa accade sul tuo disco rigido, tutto andrà via. Puoi cambiare la posizione nelle impostazioni precedenti su un disco rigido separato o persino in un percorso di rete, che consiglio vivamente.
Tieni presente che le informazioni di salvataggio automatico vengono eliminate automaticamente anche da Excel nelle seguenti circostanze:
Quindi in pratica, ogni volta che si salva il file, si elimina i dati di AutoRecover. Inoltre, se si chiude manualmente Excel e si sceglie di non salvare i dati, verranno eliminati i dati di salvataggio automatico. Tienilo a mente quando usi questa funzione. Se sei un utente di Excel pesante, ti suggerisco di impostare l'intervallo di salvataggio automatico su qualcosa come 2 o 3 minuti anziché 10.
AutoBackup
Un'altra funzionalità che non molte persone conoscono davvero è AutoBackup. Per utilizzarlo, devi prima andare e salvare il file per arrivare alla finestra di dialogo Salva. Se disponi già di un documento Excel salvato, vai su File, quindi su Salva con nomee seleziona una posizione. Quando lo fai, verrà visualizzata la finestra di dialogo Salva come.
Nella finestra di dialogo, fai clic su il pulsante Strumentiche si trova a sinistra del pulsante Salva. Vedrai un paio di opzioni, una delle quali è Opzioni generali. Quando fai clic su di esso, verrà visualizzata una piccola finestra con altre opzioni.
Vai avanti e controlla Crea sempre backup box. Fare clic su OK e ora quando si salva il file, verrà creato anche un file di backup Excel con estensione .XLK. Nota che la prima volta che lo fai, i file saranno esattamente gli stessi. Se si apportano modifiche al file originale e quindi salvate di nuovo, il file di backup rimarrà sempre lo stesso (i dati originali). La terza volta che lo salvi, tuttavia, il file di backup verrà aggiornato con le informazioni fino al secondo salvataggio.
In sostanza, il file di backup è sempre una versione dietro la versione corrente. Quindi, se hai apportato una serie di modifiche, hai salvato il file e volevi tornare alla versione che non conteneva tali modifiche, potresti semplicemente aprire il file di backup.
Il file viene salvato nel file stessa posizione del file originale e non sembra esserci un modo per cambiarlo. Questa funzione non aggiunge un sacco di sicurezza al tuo documento, ma va bene in determinate circostanze.
L'attivazione di queste funzionalità di backup e ripristino in Excel si spera che ti eviti di perdere dati importanti. È sempre una buona opzione utilizzare l'archiviazione su cloud (come OneDrive) come rete di sicurezza aggiuntiva nel caso in cui il tuo computer fallisca in modo catastrofico. Se avete domande, sentitevi liberi di commentare. Buon divertimento!