Come condividere un file Excel per una facile collaborazione

La collaborazione è importante in molti spazi di lavoro. Poiché la maggior parte dei progetti richiede l'accesso a file da parte di molti utenti, sono diventate necessarie impostazioni collaborative.

Microsoft Excel è uno dei tanti programmi utilizzati dalle aziende di tutto il mondo. Pertanto, la necessità di cartelle di lavoro condivise è cruciale.

In questo post imparerai come tu e il tuo team potete collaborare usando Excel 2016 e altre versioni di Excel online.

Condividi file Excel offline

Se hai una connessione alla rete locale, tutti gli utenti della rete possono avere accesso a qualsiasi file. Non solo, è possibile tenere traccia di tutte le modifiche apportate al file. Puoi anche impostare quali utenti avrebbero accesso al file.

Inizia salvando il file in una posizione accessibile a tutti nel tuo gruppo. È quindi possibile impostare il file per la collaborazione.

Aggiunta della funzionalità di cartella di lavoro condivisa indietro

Gli utenti di Office 365 troveranno la funzione cartella di lavoro condivisanascosta per impostazione predefinita. Questo perché Microsoft incoraggia gli utenti a condividere le cartelle di lavoro online.

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Ecco come si abilita la funzione. Se stai utilizzando una versione precedente di Excel, puoi passare alla sezione successiva - Condivisione di un documento.

  • Vai a File>Opzioni>Rapido Access Toolbar.
    • Nel menu a discesa Scegli comandi da, seleziona Tutti i comandi. Scorri l'elenco fino a visualizzare Condividi cartella di lavoro (legacy)e seleziona quell'elemento.
      • Fai clic sul pulsante Aggiungi.
      • Fai lo stesso per comandi seguenti:
        1. Traccia modifiche (legacy)
        2. Proteggi condivisione (legacy)
        3. Confronta e unisci cartelle di lavoro
          • Al termine, fai clic su OK.

            • Condivisione di un documento

            • Rivedi, fai clic sul pulsante Condividi cartella di lavoro.

              • Coloro che hanno seguito i passaggi nella Aggiunta della funzione di cartella di lavoro condivisa troverà invece il pulsante Condividi cartella di lavoro(insieme agli altri comandi aggiunti) nella Barra di accesso rapido.

              • Verrà visualizzata una finestra di dialogo. Spuntare l'opzione che abilita la funzione delle cartelle di lavoro condivise.
                • Vai alla scheda Avanzatee abilita Traccia modifichee altre impostazioni che potresti voler attivare.

                  • Proteggi il tuo file

                  I passaggi precedenti danno a tutti l'accesso al tuo file. Ma offre anche a tutti l'accesso amministrativo per impostazione predefinita. Proteggere il tuo file significa che l'accesso al file sarà limitato e tracciato.

                  • Vai alla scheda Rivedie fai clic sulla Proteggi e condividi cartella di lavoropulsante.
                  • Selezionare la casella di controllo Condivisione con modifiche traccia.
                    • Dovresti anche creare una password, altrimenti chiunque può ripristinare la cartella di lavoro alle sue impostazioni originali.
                    • Salva le tue modifiche ed esci.

                      • Condividi file Excel online

                      Mentre lavorare offline è un'ottima soluzione, sei ostacolato dalla necessità di un'unità locale condivisa. Lavorare online è chiaramente la scelta migliore. Ecco come lo fai.

                      Uso di OneDrive

                      • Apri il file e vai a File>Condividi>Salva su cloud.
                        • Invita le persone con cui vuoi collaborare inserendo il loro indirizzo email. Puoi anche impostare le impostazioni di autorizzazione.
                        • Al termine, fai clic su Condividi.

                          • Uso di Google Drive

                          Google Drive è probabilmente il modo più semplice per lavorare su un progetto contemporaneamente. Chiunque abbia un account Google può accedere ai file e modificarli secondo necessità.

                          • Accedi al tuo account e vai a Google Drive.
                          • Una volta dentro, puoi creare un nuovo file o caricarne uno esistente.
                            • Dopo aver creato o caricato il documento, fai clic sul pulsante Condividinella parte superiore -angolo destro del foglio di lavoro.

                              • Questo ti darà la possibilità di condividere il foglio di calcolo inserendo un indirizzo e-mail o condividendo un collegamento con i tuoi colleghi.

                              Tutte le modifiche vengono automaticamente tracciati e salvati. Puoi lavorare insieme sul documento in tempo reale, il che è molto conveniente.

                              OneDrive - condividere, modificare e creare files con amici e colleghi

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                              1.08.2019