Cercare come essere più organizzati assicurandosi di perdere meno tempo è una lotta costante, specialmente per le persone che sono molto impegnate.
Ci sono innumerevoli libri e migliaia di articoli che trattano di “Fare le cose fatte "(GTD) principi. Ma per molte persone, le idee e i principi di GTD possono sembrare così tanto lavoro che quando hai finito di organizzare non avrai il tempo di realizzare effettivamente alcun lavoro.
Ecco perché è importante configurare app e automazioni che eseguano per te molti dei principi GTD. O almeno il modo in cui utilizzi queste app dovrebbe rendere l'organizzazione e il rimanere organizzati ed efficienti senza sforzo.
Libera la tua mente dal disordine con una Posta in arrivo
Quando vuoi fare le cose, una "casella di posta" è fondamentale. Non una casella di posta elettronica, ma una casella di posta attività.
Il modo più importante per aiutare la mente a rimanere concentrato e ad essere più organizzato è rimuovere il disordine. Disordine significa quelle idee o momenti in cui ricordi attività che devi compiere. Lanciando quelle distrazioni fugaci in una casella di posta, puoi toglierle dalla testa ed evitare la distrazione.
Non importa quale applicazione fare per questo, purché è dotato di una casella di posta. È meglio se l'app include sia uno strumento basato sul Web sia un'app mobile, in modo da poter raccogliere queste idee indipendentemente da dove ti trovi o da cosa stai facendo.
In_content_1 all: [300x250] / DFP: [640x360]->Fai un ulteriore passo in avanti integrando la tua casella di posta con il tuo account e-mail. Ad esempio, puoi installare uno ToDoist per Gmail Chrome plugin che integra ToDoist con il tuo account Gmail.
Con questo plugin puoi selezionare l'icona ToDoist nella parte superiore di un'e-mail aperta e utilizza la funzione Attività di aggiunta rapidaper aggiungere l'e-mail alla posta in arrivo come nuova attività.
Ciò consente di evitare di perdere tempo a svolgere piccole attività mentre si sta tentando di ottenere la tua casella di posta elettronica è stata curata. Metti da parte le e-mail che richiedono il tuo tempo come nuova attività e vai avanti.
Con la maggior parte delle app da fare, di solito c'è anche un'estensione di Chrome per il browser.
Ciò ti consente di aggiungere una nuova attività in base alle informazioni che stai leggendo su una pagina web. L'idea è di fornirti modi semplici e veloci per aggiungere idee alla tua casella di posta in modo da non dover provare a ricordarle in seguito.
Uno dei modi migliori per essere più organizzato è mantenere il tuo mente chiara e libera.
Mantieni organizzato il tuo calendario
Troppe persone cercano di usare il loro calendario e la loro casella di posta per la stessa cosa; per tenere traccia delle attività. Non è a questo che serve un calendario.
Il tuo calendario è il luogo in cui pianifichi solo eventi relativi al tempo. Non tutte le attività. Il tuo calendario dovrebbe includere solo i seguenti elementi:
Quei blocchi di “tempo di messa a fuoco” non dovrebbero essere specifici dell'attività all'interno del calendario. Questo è ciò che serve per la tua lista di cose da fare, e la tua lista di cose da fare è dove deciderai su quale attività lavorare successivamente durante quei periodi di tempo di messa a fuoco.
Oltre agli eventi ricorrenti, appuntamenti e tempo di messa a fuoco, il resto del calendario dovrebbe rimanere aperto per riunioni o altre attività impreviste.
Se hai tempo a disposizione, puoi sempre riempirli con più tempo di messa a fuoco per le tue attività. Se le riunioni vengono programmate in base al tempo di messa a fuoco, spostale in base alle esigenze.
Noterai che il calendario sopra ha Gestione temporaneaogni mattina e Revisione attività settimanale il venerdì. Qui è dove si ordina la posta in arrivo, si pianificano e si assegnano le priorità ai progetti come descritto nelle sezioni seguenti.
Taglia l'elenco delle cose da fare con le priorità che cambiano
La vita cambia rapidamente e tali cambiamenti possono cambiare le tue priorità.
Qualsiasi elenco di cose da fare che usi dovrebbe essere organizzato con progetti di alto livello che rappresentino quelle priorità di vita. Ad esempio, le aree più importanti della mia vita su cui mi concentro con i miei compiti includono:
Durante la revisione settimanale delle attività, si desidera eseguire la scansione di tutte le aree delle attività e assicurati che le attività che hai incluso in tutti questi progetti siano ancora pertinenti e importanti.
Puoi farlo modificando il livello di priorità delle attività o eliminandole del tutto.
Uno dei principi più importanti in GTD è sbarazzarsi di cose che non sono più importanti. Queste sono attività che occupano solo spazio e creano disordine. Sbarazzarsi di questo disordine è uno dei modi migliori per essere più organizzati.
Quando si esamina ogni attività, seguire tre passaggi.
Un modo semplice per assicurarti di farlo ogni settimana è usare l'app mobile da fare e rivedere le attività e le priorità mentre ti rilassi a casa. Siediti sul ponte, prendi un caffè, scansiona e riordina le tue attività.
Pianifica i progetti correttamente e sopravvaluta il tempo
Trascorri il tempo ogni mattina a lavorare nella posta in arrivo e a pianificare due componenti principali di ogni attività.
La stima del tempo è semplicemente un giudizio sullo sforzo. Se ti fosse data un'intera sessione, occorrerebbero 5-15 minuti, 15-30 minuti, 30-60 minuti o più di un'ora? Crea etichette colorate per questi intervalli di tempo e applicale a ogni nuova attività.
Quando si stima il tempo impiegato dalle attività, sopravvalutare sempre leggermente. Altrimenti ti ritroverai costantemente a corto di tempo con le attività non completate.
La criticità di ogni attività è quanto tempo hai bisogno per farlo? Il tuo capo ha detto di ricevere un rapporto entro venerdì? Questa è una "Priorità 1" che dovresti evidenziare in rosso. È un capitolo di un libro che vorresti scrivere un giorno? Questa è una "Priorità 3" ed evidenziata in blu.
I colori specifici non contano, purché tu capisca cosa significano i colori.
Combina le attività con le cose che ami fare
Non tutto deve sembrare un lavoro ingrato. In effetti, più attività puoi combinare tra loro, più tempo ti libererai.
Ecco alcuni esempi.
Con un po 'di creatività, puoi combina molte delle attività nella tua lista di cose da fare e completa più attività durante le ore sovrapposte nella tua pianificazione.
Questo tipo di gestione del tempo creativo è la chiave per essere super efficiente usando i principi GTD.
Dai la priorità all'uso del tempo piuttosto che dall'importanza
Quando dai la priorità alle attività, non pensarle in termini di importanza sono i tuoi obiettivi da molto tempo. Pensa a loro in termini di urgenza.
Quanto è urgente svolgere questo compito? Cosa accadrebbe se ci volessi un altro giorno o un'altra settimana per realizzarlo?
Le uniche attività che dovrebbero essere una "Priorità 1" sono quelle che hanno una scadenza rigida in 24 ore. Se hai altri giorni (più tardi), impostalo come "Priorità 2". Per qualsiasi attività che desideri terminare "un giorno" se hai tempo, impostala come "Priorità 3".
Ogni mattina, rivedi il tuo programma giornaliero per assicurarti che sia equilibrato e realistico.
Se c'è molto rosso, dai un'occhiata alle stime del tempo per quelle attività e assicurati che possano adattarsi ai tuoi blocchi di tempo di messa a fuoco. In caso contrario, devi contattare chiunque abbia fissato la scadenza per te e chiedere una scadenza successiva o delegare a qualcuno nella tua squadra che ha il tempo.
Dovresti occuparti di tutto in termini di "tempo". Importanza significa "quanto tempo mi resta per completare questa attività?"
Una volta che il tempo di messa a fuoco arriva durante il giorno, chiudi tutto il resto (compresa la posta elettronica) e inizia a svolgere tali attività.
Usa i promemoria in modo efficace
I promemoria possono essere estremamente fastidiosi se non li usi in modo efficace. È necessario impostare promemoria solo per attività correlate al tempo come appuntamenti o riunioni.
Non hai bisogno di promemoria per le attività lavorative, perché hai un tempo di messa a fuoco dedicato nel tuo calendario per gestirle.
Dovresti anche impostare i promemoria affinché si verifichino sui dispositivi che utilizzerai quando si verifica quell'evento. Ad esempio:
Pensa sempre a dove sarai prima di dover completare l'attività e imposta il promemoria giusto sul dispositivo e sull'app giusti di conseguenza.
Usa le sessioni di lavoro mirate in modo efficace
Quindi, è arrivato il tempo di messa a fuoco. Cosa succede adesso?
Assicurati che il tuo ambiente sia favorevole alla concentrazione e alla produttività. Chiudi la porta dell'ufficio. Riproduci i tuoi musica rilassante preferita. Siediti al computer e inizia a concentrarti solo sull'attività da svolgere e nient'altro.
Il tempo di messa a fuoco è il tuo momento di brillare. È quando finalmente fai le cose. La tua massima produttività alla fine della giornata dipende in gran parte da quanto puoi effettivamente concentrarti durante il tuo "tempo di messa a fuoco".
Vuoi aumentare la tua produttività? Usa un app Pomodoro online per assicurarti di fare brevi pause a intervalli regolari. Questo ti aiuterà a rimanere ancora più rinfrescato e concentrato.
Ricordati di concentrarti sull'immagine generale
Almeno una volta al mese, dovresti rivedere il tuo obiettivi generali per assicurarsi che tutto ciò a cui stai lavorando sia allineato ai tuoi grandi obiettivi di vita.
Non sei sicuro di quali siano questi obiettivi o come suddividerli in pezzi più piccoli? Consiglio vivamente di utilizzare un'app di pianificazione degli obiettivi come Goalscape.
Questo è un modo creativo per visualizzare i tuoi importanti obiettivi di vita all'interno di un cerchio. La ramificazione intorno a quel cerchio sono le cose che devi realizzare per raggiungere questi grandi obiettivi. Più vai avanti, più piccoli sono gli obiettivi. Gli anelli esterni formano i blocchi che contengono le attività su cui stai attualmente lavorando.
Rivedere il tuo cerchio degli obiettivi ogni mese mentre la tua vita cambia può aiutarti a rimuovere cose che non ti interessano più e aggiungere nuove cose
Usa questi obiettivi più grandi per orientare il tuo modo di declutterare e dare priorità alle attività che hai impostato nella tua lista di cose da fare.
Se Goalscape non funziona per te, ci sono molti altri app di pianificazione degli obiettivi tra cui scegliere.
Non pianificare eccessivamente o organizzare eccessivamente
La maggior parte soprattutto, lasciare che gli strumenti facciano il loro lavoro. Dovresti dedicare solo le tue sessioni di revisione per organizzare e pianificare, ma non concentrare così tanto tempo sulla pianificazione e sull'organizzazione delle attività da non svolgere alcun lavoro effettivo.
Ecco perché la pianificazione giornaliera, settimanale, e sessioni mensili di revisione sono come essere più organizzati. Questi sono i tempi dedicati alla gestione della tua routine GTD. A parte ciò, si tratta di ... fare le cose.
Che consigli hai a proposito di fare le cose? Qualcosa che non abbiamo già coperto qui? Facci sapere nei commenti.