Un'esercitazione su Microsoft Planner: tutto ciò che devi sapere


Microsoft definisce la sua applicazione Planner "un modo semplice e visivo per organizzare il lavoro di squadra". Tra le altre funzionalità, questa app di gestione dei progetti ti aiuta a creare un piano di progetto, creare e assegnare attività in diverse categorie e visualizzare i dati e le statistiche del piano.

Chiunque abbia un abbonamento a Office 365, sia personale abbonamento o un abbonamento aziendale tramite il datore di lavoro, ha accesso a Microsoft Planner.

Esercitazione su Microsoft Planner

Microsoft Planner ha più porte principali. Inizia accedendo al tuo Account di Office 365. Puoi farlo in uno qualsiasi dei numerosi punti di accesso di Office 365, tra cui:

  • office.com
  • admin.microsoft.com
  • outlook.com

    Se hai già effettuato l'accesso a un'altra area di Microsoft Office, puoi trovare il collegamento all'app Microsoft Planner selezionando il icona di avvio delle app nell'angolo in alto a sinistra e scegliendo Planner. Se Planner non è nell'elenco, seleziona Tutte le appe trova Plannernell'elenco.

    In alternativa, puoi accedere a Microsoft Planner direttamente su task.office.com.

    Dopo aver effettuato l'accesso, la prima tappa sarà l'hub di Planner. Da lì puoi iniziare un nuovo piano, visualizzare i piani recenti, visualizzare tutti i tuoi piani o visualizzare le attività assegnate a te.

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    Prendi nota del link per ottenere l'app mobile Planner nella parte inferiore del menu a sinistra. Seleziona il link e fai clic su Invianella finestra di dialogo modale.

    L'app mobile Microsoft Planner è disponibile sia per Android che per iPhone.

    Come creare un piano nell'app Microsoft Planner

    Prima di poter assegnare attività a te stesso o ad altre persone, devi creare un piano.

    Creazione di un piano

    Nel riquadro di sinistra, seleziona Nuovo piano. Compila tutte le informazioni richieste nella finestra Nuovo piano.

    1. Assegna un nome al tuo piano.
    2. (Facoltativo) Se invitando un gruppo Microsoft esistente al tuo piano (ad esempio, tramite Microsoft Teams), puoi aggiungere il tuo piano al gruppo ora selezionando Aggiungi a un gruppo Microsoft 365 esistentee quindi scegliendo un gruppo per il tuo piano. Ciò è utile se pensi di avere più piani per lo stesso gruppo.
      1. Decidi se il tuo piano è pubblico o privato. Se scegli pubblico, chiunque nella tua organizzazione potrà vedere il tuo piano. Se scegli privato, solo le persone che aggiungi al tuo piano potranno vederlo.
      2. (Facoltativo) Scrivi una descrizione del gruppo. Quando aggiungi nuovi membri al tuo piano, vedranno la descrizione del gruppo, dando loro un'idea dello scopo del piano.
      3. Seleziona Crea piano.
      4. Successivamente vedrai la dashboard principale o Boardper il piano che hai appena creato.

        La visualizzazione dashboard è basata su schede, molto simile a Trello. Prima di aggiungere attività, aggiungi i membri del tuo team al piano.

        Aggiunta di altre persone al tuo piano

        Dalla dashboard del piano, seleziona il menu a discesa Membri. Inserisci il nome di una persona per aggiungerla come membro.

        Aggiunta e assegnazione di attività

        Il tuo piano viene fornito con un bucketdi attività predefinito chiamato Da fare.

        1. Puoi aggiungere un'attività a quel bucket selezionando Aggiungi attività.
          1. Puoi creare altri bucket per le tue attività selezionando il link Aggiungi nuovo bucket. Digita il nome del nuovo bucket e premi Invio”.
            1. Quindi, scegli Aggiungi attivitàlink sotto il bucket che desideri. Inserisci un nome dell'attività.
              1. Imposta la data di scadenza.
                1. Quindi, scegli a chi assegnare questa attività. La scheda dell'attività indicherà Non assegnatofino a quando non assegnerai l'attività.
                  1. Assicurati di selezionare Pulsante Aggiungi attivitàper salvare l'attività.
                    1. La tua attività apparirà come una scheda sotto il secchio che hai scelto.
                    2. Per aggiungere ulteriori dettagli all'attività, seleziona la scheda nella dashboard. Da lì, puoi aggiungere un'etichetta, modificare il bucket in cui si trova l'attività e indicare l'avanzamento, la priorità, la data di inizio e la data di scadenza dell'attività.

                      Puoi anche aggiungere note, elenchi di controllo e allegati. Qualsiasi membro del team può aggiungere commenti all'attività.

                      Rimanere in linea

                      Microsoft Planner offre una varietà di modi per avere una visione d'insieme del tuo piano.

                      Grafici

                      La scheda Graficimostra i riepiloghi dello stato di tutte le attività nel piano, quante attività ci sono in ciascun segmento e un grafico che mostra quante ci sono attività in ogni livello di priorità (urgente, importante, medio e basso), un elenco dei membri del piano e quante attività sono state assegnate a ciascuna persona.

                      Pianificazione

                      La scheda Pianificazionemostra tutte le attività su un calendario in modo da poter avere un'idea di quali scadenze si stanno avvicinando.

                      Altre opzioni

                      Seleziona i tre punti a destra della scheda Pianificazionee troverai molte altre funzionalità di Microsoft Planner.

                      • Conversazioneti porterà direttamente a Outlook in modo da poter inviare email ai membri del team.
                      • Membriti porterà a la pagina Appartenenza al gruppo del tuo piano in cui puoi aggiungere ed eliminare membri.
                      • Fileti porta alla libreria Sharepoint del gruppo dove puoi creare, caricare, eliminare e modificare i documenti correlati al tuo piano.
                      • Notebooklancia un blocco note di Microsoft OneNote dedicato al tuo piano.
                      • Sitesti porta a una pagina in cui puoi creare e modificare un sito Sharepoint del team per il tuo piano.

                        Puoi anche aggiungere il piano ai preferiti, creare una copia del tuo piano in Microsoft Planner, esportare il tuo piano in Excel, copiare il collegamento al tuo piano e aggiungere il tuo piano al calendario di Outlook.

                        I proprietari del gruppo possono selezionare Impostazioni del pianoper configurare le impostazioni email del gruppo e indicare se il gruppo deve ricevere un'email quando un'attività viene assegnata o completata. Qui è anche dove il proprietario può eliminareil piano.

                        Completamento di attività in Microsoft Planner

                        Quando un'attività è stata completata, il la persona assegnata all'attività può contrassegnarla come completa sulla sua scheda sulla Bacheca.

                        Dopo che l'attività è stata contrassegnata come completata, puoi trovarla di nuovo espandendo il menu a discesa Mostra completati.

                        Ricevi aggiornamenti sul tuo piano

                        I membri del piano possono scegliere quando ricevere le notifiche da Planner selezionando l'icona a forma di ingranaggio / impostazioni, selezionando Notifichee specificando il loro preferenze di notifica.

                        Altri strumenti di collaborazione e gestione delle attività

                        A volte la semplice complessità di Microsoft non attrae gli utenti. Se hai deciso che la suite di software Microsoft Office 365 non fa per te, ce ne sono molti altri eccellenti gestione dei compiti e strumenti di collaborazione disponibili.

                        Qualunque strumento tu scelga, avere un piano di progetto organizzato ti aiuterà a raggiungere i tuoi obiettivi.

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                        9.12.2020