Come creare un calendario di gruppo in Microsoft 365

Più persone possono leggere e modificare un calendario di gruppo, rendendolo un buon modo per promuovere la produttività e la collaborazione tra colleghi di piccole imprese o membri del team organizzativo.

Questo tutorial spiegherà come creare un calendario di gruppo nelle app Microsoft Office 365, tra cui Microsoft Outlook, Outlook Web Access (OWA) e Microsoft Teams. Esamineremo come condividere un calendario in modo che le persone che scegli possano visualizzare e modificare gli eventi nell'app calendario. Discuteremo anche come creare gruppi di calendari.

In generale, ci sono due passaggi principali per creare un calendario di gruppo:

  1. Crea un nuovo calendario vuoto.
  2. Condividilo con altri in modo che possano visualizzare e modificare il calendario.

    3. Approfondiremo come eseguire ogni passaggio in Outlook nelle versioni Web e desktop di Outlook.

    Nota:Microsoft ha annunciato miglioramenti nel funzionamento della condivisione del calendario. Tuttavia, Microsoft afferma: "I miglioramenti sono previsti solo per i calendari condivisi tra persone che utilizzano Exchange Online". In alcuni casi, ciò significa che la condivisione di un calendario di una cassetta postale di risorse o di un calendario di cassetta postale condivisa funzionerà solo se il destinatario accetta l'invito alla condivisione utilizzando Outlook sul Web, Outlook per iOS o Outlook per Android, ovvero non un server Exchange ospitato internamente. Microsoft afferma che sono in programma ulteriori miglioramenti.

    Crea e condividi un nuovo calendario vuoto con Outlook sul Web

    Ecco come creare e condividere un nuovo calendario vuoto utilizzando Outlook sul Web.

    1. Accedi a Outlook in un browser Web e seleziona il calendario.
      1. Seleziona il collegamento Aggiungi calendario.
        1. Nel menu a sinistra del popup, seleziona Crea calendario vuoto.
          1. Inserisci un nome per il calendario e, se lo desideri, seleziona un colore o un ciondolo per il calendario.
          2. Nel menu a discesa Aggiungi a, seleziona in quale gruppo di calendari deve apparire il nuovo calendario.
          3. Fai clic su Salva.
          4. Individua il nuovo calendario nell'elenco dei calendari, fai clic con il pulsante destro del mouse su di esso (o seleziona l'icona Altro...) e seleziona Condivisione e autorizzazioni..
            1. Inserisci l'indirizzo email o il nome di contatto della persona con cui desideri condividere il calendario.
            2. Seleziona le opzioni del calendario. Scegli il livello di autorizzazione Può modificarese desideri che il destinatario possa aggiungere, rimuovere e modificare eventi nel calendario.
              1. Seleziona Condividi.
              2. Ripeti i passaggi 7-9 per aggiungere membri.

                3. Le persone con cui condividi il calendario riceveranno un'email che chiede loro di accettare e visualizzare il calendario di Outlook. Tieni presente che gli utenti esterni non saranno in grado di modificare il calendario.

                Creazione e condivisione di un nuovo calendario vuoto nell'app desktop di Outlook

                Segui questi passaggi nell'app desktop Outlook per creare e condividere un nuovo calendario vuoto.

                1. Seleziona l'icona del calendario nell'angolo in basso a sinistra di Outlook.
                  1. Nella scheda Homenel gruppo Gestisci calendari, seleziona Apri calendario.
                    1. Seleziona Crea nuovo calendario vuoto.
                      1. Nel popup Crea nuova cartella, assegna un nome al calendario e seleziona dove inserirlo (ad esempio, come sottocartella della cartella del calendario principale).
                        1. Successivamente, per condividere il calendario, fai clic con il pulsante destro del mouse sul calendario nell'elenco dei calendari.
                          1. Seleziona Condividi>Condividi calendario.
                            1. Inserisci i nomi dei contatti o gli indirizzi email per aggiungere persone all'invito alla condivisione, aggiungi un messaggio se lo desideri e fai clic su Invia. I destinatari riceveranno un'e-mail che li invita ad "Accettare e visualizzare il calendario".

                              2. Come aggiungere un calendario condiviso a Microsoft Teams

                              Outlook non è l'unico posto in cui puoi creare un calendario condiviso. Anche Microsoft Teams ha la funzionalità di calendario condiviso. Ecco come aggiungere un calendario condiviso in Teams.

                              1. Seleziona un canale in Teams.
                              2. Seleziona l'icona + a destra del nome del canale per aggiungere una scheda.
                                1. Cerca e seleziona Calendario canale..
                                  1. Seleziona Aggiungi.

                                    2. Una scheda del calendario verrà visualizzata nella parte superiore del canale Teams. Tutti i membri del canale possono visualizzare i dettagli dell'evento e aggiungere eventi al calendario. Questo è un ottimo posto per pianificare una riunione di Teams.

                                    Calendario di gruppo e gruppo di calendari

                                    Oltre a creare calendari di gruppo, Outlook offre molti altri modi per organizzare i calendari e visualizzare più calendari contemporaneamente. I gruppi di calendari rappresentano un modo per visualizzare pianificazioni combinate, non solo per le persone ma anche per i calendari di SharePoint, i calendari Internet e le risorse come le prenotazioni delle sale.

                                    Come creare gruppi di calendari in Outlook sul Web

                                    A seconda della configurazione della tua organizzazione, vedrai i gruppi di calendario predefiniti che potrebbero includere:

                                    • I miei calendari
                                    • Calendari delle persone
                                    • Altri calendari

                                      • Se queste categorie non funzionano, puoi creare gruppi di calendari personali personalizzati in Outlook sul Web.

                                      1. Il riquadro a sinistra è il riquadro del calendario. È qui che sono elencati tutti i calendari che puoi visualizzare. Fai clic con il pulsante destro del mouse su I miei calendari o Altri calendari e seleziona Nuovo gruppo di calendari. In alternativa, seleziona l'icona Altro(tre punti) accanto a un gruppo di calendari esistente e scegli Nuovo gruppo di calendari.
                                        2. 20s>
                                      2. Immetti un nome per il nuovo gruppo di calendario e premi Invio.
                                      3. Quando aggiungi un nuovo calendario selezionando il collegamento Aggiungi calendarionel riquadro del calendario, puoi scegliere a quale gruppo di calendari aggiungere il nuovo calendario.

                                        4. Per rinominare o eliminare un gruppo di calendario, fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome del gruppo.

                                        Come creare gruppi di calendari nelle versioni desktop di Outlook

                                        Puoi creare gruppi di calendario nelle versioni desktop di Outlook, inclusi Outlook per Microsoft 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 e Outlook 2010.

                                        Segui questi passaggi per creare un gruppo di calendario da una rubrica o da un elenco di contatti.

                                        1. Apri Outlook.
                                        2. Seleziona Calendario.
                                        3. Seleziona la scheda Home.
                                        4. Nel gruppo Gestisci calendari, seleziona Gruppi di calendari>Crea nuovo gruppo di calendari..
                                          1. Assegna un nome al nuovo gruppo di calendario e fai clic su OK.
                                            1. Nell'elenco a discesa sotto Rubrica, scegli l'elenco dei contatti da cui desideri selezionare i membri del gruppo di calendario.
                                            2. Sfoglia o cerca i nomi, seleziona il nome desiderato e seleziona Membri del gruppo. Ripeti questo passaggio finché non avrai aggiunto tutti quelli che desideri.
                                            3. Seleziona OK.

                                              4. Per creare un gruppo di calendari in base ai calendari che stai attualmente visualizzando, segui questi passaggi:

                                              1. In Calendario, seleziona la scheda Home.
                                              2. Nel gruppo Gestisci calendari, seleziona Gruppi di calendari>Salva come nuovo gruppo di calendari.
                                                1. Immetti un nome per il gruppo di calendari e seleziona OK.

                                                  2. Se desideri aggiungere calendari a un gruppo di calendari esistente, segui questi passaggi:

                                                  1. Nella scheda Homenel gruppo Gestisci calendari, seleziona Apri calendario.
                                                    1. Seleziona il tipo di calendario.
                                                    2. Cerca i nomi, seleziona il nome desiderato e seleziona Calendario. Ripeti finché non hai aggiunto tutti i nomi che desideri.
                                                    3. Seleziona OK.
                                                    4. I calendari selezionati verranno visualizzati nel gruppo Calendari condivisi. Trascinali e rilasciali nel gruppo di calendari di tua scelta.

                                                      5. Scoprirai che creando gruppi di calendari sarai meglio organizzato e potrai trovare rapidamente il calendario che stai cercando.

                                                      .

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                                                      12.08.2022