Se sei un utente di Microsoft 365, potresti aver visto l'icona dell'app Power Automate elencata tra le app Microsoft con cui hai più familiarità, come Eccellere, Powerpoint e Outlook. Discuteremo cos'è Power Automate e cosa può fare. Quindi daremo un'occhiata ad alcuni utili modelli di Power Automate che puoi implementare subito.
Molti lavori d'ufficio comportano attività ripetitive che non richiedono uno scienziato missilistico per essere eseguite: cose come salvare un allegato email in una determinata cartella su OneDrive o Dropbox o creare un'attività in Microsoft Planner da un messaggio in Microsoft Teams. Questi sono i tipi di attività per cui è stato creato Power Automate.
Che cos'è Microsoft Power Automate?
Microsoft Power Automate si chiamava Microsoft Flow. È un toolkit simile a IFTTT (se questo poi quello) che puoi usare per fare cose come:
In altre parole, Microsoft Power Automate consente di sostituire processi manuali e talvolta complessi con flussi di lavoro automatizzati.
Non solo per le app Microsoft
Come ci si aspetterebbe, Microsoft Power Automate si connette ad altre app Microsoft. Potresti, ad esempio, configurare un processo in Power Automate che accetti un messaggio ricevuto in Microsoft Teams e lo salvi in Microsoft OneNote.
Ma ciò che rende Power Automate davvero utile è che può anche connettersi a una tonnellatadi app di terze parti. L'ultima volta che abbiamo controllato, Power Automate si connette a oltre 500 altri servizi. Whoa.
Tre tipi di flussi
Microsoft classifica le operazioni che puoi eseguire in Power Automate in tre tipi di flussi:
Andiamo esamina ogni tipo di flusso e spiega perché potresti usarlo.
I flussi cloud di Power Automate
I flussi cloud in Microsoft Power Automate possono essere ulteriormente suddivisi in tre categorie:
I flussi automatici sono attivati da un evento, come quando un un nuovo tweet viene pubblicato con un determinato hashtag o quando ricevi un'email da una persona specifica. Puoi utilizzare un flusso automatizzato per connettere gli account e consentire loro di comunicare tra loro. Ad esempio, potresti creare un'automazione che ti invii un messaggio di testo ogni volta che ricevi un'email dal tuo capo.
Il clic di un pulsante attiva flussi istantanei. Supponiamo che tu invii ripetutamente un'email al tuo team con un promemoria per partecipare alla riunione giornaliera del team. Potresti creare un pulsante per automatizzarlo. Crea il pulsante, quindi ogni volta che fai clic su quel pulsante, viene inviata automaticamente un'e-mail al tuo team che ricorda loro di partecipare alla riunione. Ciò non solo ti farà risparmiare tempo, ma ridurrà anche gli errori, come lasciare inavvertitamente qualcuno fuori dall'e-mail.
Un flusso pianificato automatizza le attività in base a una pianificazione. Ad esempio, puoi creare un flusso pianificato che carica automaticamente i dati in un sito di SharePoint o in un database specifico.
Questi sono i tre tipi di flussi di Power Automate che gestiscono le informazioni nel cloud. Successivamente, esamineremo i flussi per le attività che esegui sul desktop.
Flussi desktop di Power Automate
Microsoft dispone di uno strumento chiamato Power Automate Desktop che estende le capacità di Power Automate, consentendoti di automatizzare processi desktop ripetitivi e che include le azioni che esegui sul ragnatela. È simile alla registrazione di una macro in Excel. Puoi registrare una serie di azioni e specificare le condizioni che devono essere vere per attivare quel set di azioni.
Ad esempio, puoi creare un flusso desktop che estrae i dati da un sito Web e lo aggiunge a un file Excel. Oppure potresti impostare un flusso che combini documenti Microsoft Word in PDF.
Flussi dei processi aziendali di Power Automate
Supponiamo che tu abbia dipendenti che rispondono alle richieste del servizio clienti. Indipendentemente dal dipendente che interagisce con un cliente, vuoi che segua esattamente gli stessi passaggi, in modo che l'esperienza del cliente sia coerente.
In altre parole, puoi utilizzare un flusso di processo aziendale per impostare una serie di passaggi che le persone devono seguire per ottenere un determinato risultato. Invece di fare affidamento solo sulla formazione dei dipendenti, i flussi dei processi aziendali guidano il dipendente e lo aiutano a evitare errori.
Utili modelli di automazione di Power Automate
Forse il modo più semplice per comprendere ciò che Microsoft Power Automatizzare può fare è esplorare alcuni modelli. Se hai usato IFTTT, hai familiarità con questo concetto. I modelli di Power Automate sono come applet o ricette in IFTTT.
Puoi usare i modelli di Power Automate così come sono oppure puoi modificarli per adattarli alle tue circostanze e obiettivi specifici. Eccone alcuni per iniziare.
Utili modelli di flusso automatizzato
Ogni volta che ricevi un'e-mail con un allegato, l'allegato verrà salvato in OneDrive in una cartella denominata Allegati e-mail di Power Automate.
Ogni volta che viene pubblicato un tweet su una parola chiave specificata, Power Automate invierà un'e-mail con alcuni dettagli utente di base sull'account che ha pubblicato il tweet.
Utili modelli di flusso istantaneo
Questo modello di flusso crea un pulsante che ti invierà un promemoria ritardato personalizzato.
Questo flusso consente di pianificare un incontro con il mittente di qualsiasi messaggio da un canale o chat di Microsoft Teams.
Utile pianificato Modelli di flusso
Questo modello esaminerà il tuo calendario e ti invierà un riepilogo via e-mail della settimana successiva, comprese le informazioni su voli, hotel e meteo.
Questo è ottimo per le persone che dimenticano di guardare il programma di domani ma controllano spesso le e-mail. Se ci sono riunioni il giorno successivo prima dell'orario specificato, invierà un promemoria alla tua email di Outlook.
Dedica più tempo a fare le cose che nessun altro può fare
Lo slogan di Microsoft per Power Automate è: "Prenditi cura di ciò che è importante. Automatizza il resto.” Devi ammettere che hanno ragione. Se automatizzi ciò che può essere automatizzato, ciò ti lascia più tempo per cose più importanti come la strategia, il pensiero profondo e il relax. Il futuro è adesso ed è ora di mettere i robot al lavoro per te!